Как все успевать, если ты директор

У руководителя дела никогда не заканчиваются. Этот факт надо принять, или впоследствии о вас скажут: «Вы работаете Главпочтамтом, а не менеджерами». Статья Максима Мироненко о том, как научиться управлять потоками, иначе «текучка» начнет управлять вами.

Многие стремятся стать руководителями, желая получить привилегии должности: статус, высокую зарплату, личный кабинет. Но это лишь верхушка айсберга. Под водой скрыта большая загруженность, высокая ответственность и дефицит свободного времени.

«Хорошо тебе, работаешь директором», – иногда говорят мне знакомые, когда узнают о моей должности. Опережая их желание позавидовать, я рассказываю примерно следующее: «Представьте, будильник звонит в пять утра, вы встаете и идете гулять с собакой, затем едете в бассейн или занимаетесь саморазвитием, после отвозите детей в детский сад и школу. Дальше направляетесь на работу. Там вас ждет столько дел, что вы физически не можете их выполнить за день. Домой возвращаетесь не раньше девяти часов вечера. Не думайте, что я описываю один из самых напряженных дней в жизни. Так проходят почти все мои будни. При этом часто приходится работать и в выходные». Тогда на лицах знакомых появляется недоумение: так хорошо ли быть директором, как им казалось раньше…

Для меня такой образ жизни давно стал привычным и мне это нравится. В таком интенсивном ритме живет большинство руководителей, и если вы всерьез намерены построить успешную карьеру, то первое, чему вам стоит научиться – много и эффективно работать, а для этого необходимо уметь грамотно распоряжаться своим временем. За годы управленческой деятельности я проверил множество рекомендаций тайм-менеджмента и выделил самые основные, которые действительно помогают успевать делать в разы больше. План и непредвиденные дела

Все мы понимаем, что нужно заниматься только главными делами. Однако приведу вам в пример знакомую для многих ситуацию. Вы составляете план из самых важных дел, приступаете к его выполнению, но вдруг ваш день превращается в хаос: неожиданные звонки, накладки, проблемы с клиентами, всем нужна ваша помощь... И это все важно! Так проходит один день, второй, неделя – пока, наконец, вы не понимаете, что оказались во власти оперативной работы и ни на шаг не продвинулись в решении тех самых главных для вас задач.

Именно поэтому для руководителя жизненно необходимо действовать строго по своему плану, при этом умело управлять текущей работой, не позволяя внешним обстоятельствам похитить ваше время.

Не пытайтесь подражать Цезарю и выполнять одновременно несколько дел. Это не только уменьшает эффективность вашей работы, но и занимает в разы больше времени. Если какая-то задача требует максимум вашей концентрации, то не отвлекайтесь на что-то другое, пока не завершите дело. Каждый раз, когда вы отвлеклись, время выполнения увеличивается, поскольку вам снова придется вникать в суть, настраиваться на нужную волну. Сортировка и приоритетность

На повестке дня руководителя всегда огромный список дел, который обладает удивительным качеством: сколько бы вы не успели сделать, длина списка не уменьшается, а наоборот увеличивается, пополняясь новыми пунктами. Чем больше ты делаешь, тем больше у тебя появляется возможностей сделать еще. Ведь именно этого вы и добивались, правда?

Единственный способ справиться со всеми задачами и не сгореть на работе – расставлять временные приоритеты.

Я обычно действую так. Сначала делю все дела на важные и неважные. Важность обычно определяю по нескольким параметрам:

прибыли, которую дело принесет компании; степени негативных последствий, которые возникнут, если его не сделать; и полезности в плане стратегического развития компании.

Затем делю весь список на срочные и не срочные дела.

1) За важные и срочные берусь в первую очередь.

2) Важные и несрочные оставляю на будущее, когда возрастет их срочность.

3) Неважные и срочные задачи делегирую сотрудникам, тем самым не только разгружаю себя от лишних дел, но и развиваю перспективных коллег, которые показывают хорошие результаты. У них есть время подумать, изложить свои мысли на бумаге и предоставить мне готовые решения.

4) Неважные и несрочные – сразу вычеркиваю из списка. Это пожиратели времени. Системность и разовые усилия

К сожалению, многие продолжают жить под управлением школьной или студенческой привычки – делать все в последний момент. Как бы ни хотелось, но за одну ночь трудовые подвиги не совершить, даже прикладывая героические усилия. Если за неделю ничего не было сделано в решении какого-то вопроса, то, скорее всего, и через два месяца результата не будет.

В работе важно постоянное целенаправленное движение с определенными контрольными точками. Самый простой и эффективный способ контролировать это движение – записывать в ежедневник свои цели, задачи, фиксировать сроки их выполнения. Тогда вы, во-первых, будете точно их делать, так как не забудете о них под давлением всех дел, а во-вторых, сможете соотносить запланированное со сделанным и понимать, где находитесь на пути к вашей цели.

***

В этом материале я рассказал о базовых принципах, применение которых даже в короткий срок дает удивительный эффект. Попробуйте следовать им хотя бы в течение месяца – и вам начнет казаться, что в сутках больше 24 часов и вы будете успевать делать больше, чем раньше в ваши самые продуктивные дни.