Время - инструмент карьериста

Время подобно непостоянной и капризной
любовнице: чем более за нею гоняешься, чем
более стараешься ее удержать, тем скорее
она покидает тебя, тем скорее изменяет.
М.Ю.Лермонтов

О том, как управлять временем написаны горы литературы, о проблемах повышения эффективности использования времени болеют руководители. Катастрофически не хватает этого бесценного ресурса почти каждому человеку, активно относящемуся к жизни. Почему же мы не нашли еще каких-либо простых и удобных способов регулировать свои взаимоотношения с нашим временем? У некоторых скептиков возникает законный вопрос: а надо ли им вообще управлять?

Как вы начинаете рабочий день? С просмотра почты или вызова секретаря? С чашки чая или чтения свежей прессы? А, может быть, с планирования сегодняшнего дня или самых срочных утренних звонков? Что является для вас стимулом для продуктивной работы? Удается ли вам включаться в работу сразу или вам необходимо для этого какое-то время.
Говорят, что время потраченное на раскачку - украдено у жизни. Но всегда ли это так?

За работу никогда не надо браться круто, сразу, не срываться с места, а входить в работу исподволь. Голова и тело потом сами разойдутся и заработают, а если приняться сразу, скоро и себя, как говорится, "зарежешь" и работу "запорешь". После крутого начального порыва работник скоро сдает - и сам будет испытывать усталость, и работу будет портить. А.Гастев

Сложно сразу включиться в работу, если вы не спланировали ваш день с вечера. Значит, вы пустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв, или отложив "на потом" главное дело сегодняшнего дня. В таком случае не вы строите свою работу, а она вас.

Работа очень часто "строит" тех, кто плывет по жизни без руля и без ветрил, повинуясь дуновению любого ветерка, не говоря уже о шквалах, штормах и бурях. Про них не скажешь, они - архитекторы своей жизни...

Мы теряем рабочие минуты, а проходит жизнь. Наша жизнь. И поэтому так много внимания уделяется в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так незаметно ускользающего ресурса.

Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно. По мнению Стивена Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение производительности своего труда таким способом часто оказывается контр-производительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди отворачиваются от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое, совсем иное поколение. Стало понятным, что задача теперь - не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов.

Другими словами, нам не следует пытаться быть более организованными, не нужно стараться лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Очень важно, как пишет Ричард Кох, автор книги "Принцип 80/20. Как достичь многого минимальными средствами", очень важно не путать это новое мышление с упражнениями, взятыми из руководства вроде "Как распоряжаться временем". Сегодня издание методичек и тренинги по управлению временем (Time-Managment) превратились в индустрию, приносящую $1млрд. доходов в год. Основное свойство этой науки состоит в том, что она занята не столько проведением тренингов, сколько продвижением консультантов по использованию времени. Американские специалисты в этой области являются еще и крупными проповедниками. Самая быстрорастущая фирма в индустрии, корпорация Franklin, имеет глубокие корни в религии мормонов.

Между тем управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, пройдя такие курсы, увеличивают продуктивность работы на 15-20%. Суть большинства методик состоит в уплотнении, утряске и усушке. Идея всех методик в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня должен быть лучше спланирован. Пишутся списки задач, потом выделяются самые приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но времени все равно не хватает. В результате - их рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - все больше и больше. Они приходят к тому, от чего ушли.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает. Только вот оно продуктивно, по-настоящему используется у нас лишь на 20%. Нехватка времени - миф! Принцип 80/20 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главным видам деятельности, то сможем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать "правильных" процентов? И как увериться в надежности нашего выбора? Потом как же это - в остальное время что, можно отдыхать?

Попробуем разобраться. Если отнестись к себе как целостному созданию, как к человеку в конце концов, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Почему же, регламентируя только время работы, мы забываем об остальном? Или мы только винтики в механизме по добыванию денег или славы для кого-то, стоящего выше нас?

Если мы - люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвертого поколения управления временем, по мнению С.Кови, можно уяснить по матрице, изображенной на рис.1. Исходная идея ее заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Матрица управления временем

	Срочные	Не срочные
Важные	I Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с "горящим" сроком исполнения	II Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Не важные	III Отвлечения, некоторые телефонные звонки Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	IV Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпрепровождение

Рис. 1

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом "Сейчас!" Срочное обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали! Они просты и общеизвестны. Делать их - одно удовольствие.

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Не успели вы появиться на работе, как в дверях вас встречает секретарь руководителя со срочным поручением: "К часу должно быть сделано!" Вы садитесь за стол, и обволакивающий запах свежеприготовленного кофе манит вас к кофеварке. И когда вы снова уселись, телефонный звонок веселой трелью нарушает вашу решимость заняться этим, самым важным для вас на сегодня делом. Потом от вас начинают требовать немедленно завизировать какие-то документы, потом снова звонок. Впрочем, что толку описывать то, что мы привычно называем текучкой или рутинной работой. Именно она съела время, которое с такими надеждами было отведено вами для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас "Делай!" Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на Квадрате I, он становится все больше и больше, до тех пор, пока вас не накроет вас целиком, как огромная волна. Огромная проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает вас с ног. Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая опять сбивает вас с ног и распластывает на песке.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к не важным и не срочным делам Квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный Квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от Квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет - они не важные. Кроме того, они уменьшают размер Квадрата I, проводя больше времени в Квадрате II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является Квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но не срочным. Он включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они не срочные.

Некоторые результаты сосредоточения вашей деятельности в каком-либо из Квадратов показаны на рис.2.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам Квадрата II. Одновременно сокращая деятельность во всех остальных Квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Иначе говоря, перед нами встанет еще одна проблема - эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Но, надеюсь, ее решать приятно.

Результаты

	Срочные	Не срочные
Важные	I Стресс Самосожжение Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и "вечный бой"	II Видение перспективы Баланс Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Не важные	III Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	IV Полная безответственность Увольнение с работы Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций

Рис.2

Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Когда раздраженный офисными проблемами муж роняет за столом фразу "Почему борщ опять холодный?", то часто в ответ он слышит - "Потому что надо вовремя домой приходить!" Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале - дома ничего не должно напоминать о работе. Здесь нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить "переключателем" на домашний лад. В случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв.

Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. Я хорошо знаю менеджера по персоналу одной крупной строительной компании, которая, вернувшись с работы и не включаясь в домашние дела, минут пятнадцать танцует. Она нормальный человек, просто она любит танцевать и легко позволяет себе получать от этого удовольствие. Это отвлекает ее от проблем компании.

Другие предпочитают обрушиться в кресло и выпить аперитив, третьи - погружаются в нирвану любимой музыки или созерцание и уход за любимыми комнатными растениями или рыбками, четвертые - начинают весело щебетать с детьми. Подчеркиваю - щебетать, а не строго, сохраняя испорченное на работе настроение спрашивать: "Ну, что там у тебя в дневнике?" или "Почему опять не переоделся после школы?"

В любом случае надо сразу бросить себя в область приятных эмоций. Привычный "переключатель" - телевизор - скорее всего будет не самым лучшим способом использования личного времени или средством отвлечься от проблем. Лучше хотя бы на время спрятаться от информации о войне, голоде и насилии. "Люблю себе только хорошие новости сообщать, - говорил М.Жванецкий. - Поэтому и настроение всегда хорошее". Поверьте мне, самые важные новости вас все равное не минуют, а вечер может быть испорчен. Лучше радоваться, чем грустить. Проверено. И на все хватит времени.