Сделайте это сейчас же! (очень сильно)

День потеряешь, промедлишь второй,
Третий — второй повлечет за собой;
Где колебание, там промедление,
Где опоздание, там сожаление.
Губят нещадно мгновенья сомнений
Магию, силу и творческий гений.
Смело за дело берись, чтоб начало
Смелого дела свершенье венчало.
Иоганн Вольфганг Гете

Обзор первой главы

В этой части вы научитесь:

· делать больше, делая сразу;
· не откладывать дело в долгий ящик;
· экономить время, выполняя работу за один раз;
· проявлять решительность и, взвесив худший из возможных исходов и найдя его приемлемым, действовать;
· не оправдывать свое бездействие наличием более важных дел;
· оценивать степень важности каждого дела и решать, нужно ли его делать;
· быть столь же изобретательным, выполняя работу, каким вы бываете, убеждая себя ее отложить.

С ейчас же! Не сомневаюсь, что это слово вы слышите постоянно. Если не от босса, то от супруги или от детей, от рекламодателей и торговцев. Иногда кажется, что все и вся требуют от вас чего­нибудь сейчас же, сию минуту. Начальник или сослуживец говорит вам, что кто­то не пришел на работу и вам придется сейчас же делать то, что должен был сделать он. Или кто­то звонит вам из дома, чтобы сообщить, что у вас сейчас протекают трубы. Или звонит телефон, и надо сейчас же снять трубку. Реклама убеждает вас сейчас же что­то купить. Люди и вещи претендуют на ваше время и ваше внимание сейчас же, сию минуту, немедленно.

И таким образом, несмотря на все милые теории и способы распределения времени, мы ощущаем, что перегружены работой.

Иногда от гуру в сфере менеджмента мы слышим, что нужно игнорировать все, отвлекающее от работы, включая телефон. Они предлагают не реагировать на окружающее и окружающих, считая, что вместо этого мы должны организовать, упорядочить и контролировать свою жизнь, отбрасывая некоторые дела и фиксируя внимание на тех, которые являются «самыми главными», или «первоочередными», или «основными приоритетами».

Планирование, постановка задач и определение приоритетов конечно же нужны. Но очень часто мы, устанавливая приоритеты, не учитываем весь список наших дел. «Менее важное» оказывается вытесненным «более срочным». В итоге «менее важные» дела остаются невыполненными. Неудивительно, что, когда это выявляется, они становятся очень даже приоритетными. А теперь угадайте, что должно исправить положение? Вы угадали: разумеется, сейчас же.

В чем сила ОПД

Единственный известный мне метод, благодаря которому люди добиваются своего, заключается в том, чтобы привлечь на свою сторону сейчас же. Я назвал такой подход к работе Сделайте это сейчас же.

Если следовать этому принципу, сейчас же из противника превращается в союзника. Итак, как вы поступите с делами, которые накопились на вашем столе? Вы сделаете их сейчас же. Это позволит вам четче организовать свою работу, обеспечить контроль за тем, когда, где, как и что вы делаете, а также лучше относиться к себе и своей работе. Неудивительно, что Сделайте это сейчас же — первое правило программы ОПД.

Вам ничего не напоминает такая история? Вы пришли в офис, сели на свое место, глянули на заваленный бумагами стол и взяли одну из них. Это от Мэри. «О, я должен позвонить Мэри», — думаете вы. Исполненный чувства долга, вы заводите папку «Срочные дела» и кладете туда эту бумагу. Затем вы берете другую бумагу — на этот раз письмо, содержащее претензии клиента. Вы думаете: «Я должен ответить на это письмо», — и кладете его в ту же папку. Третья бумага касается вопроса, который должен быть решен с руководством. «Об этом нужно поговорить с боссом», — бормочете вы, и бумага отправляется туда же. Вы берете четвертый лист бумаги: «Это не срочно. Я могу разобраться с этим попозже». Вы заводите новую папку для дел, которые можно выполнить во вторую очередь, и так далее. Покончив с сортировкой бумаг, вы возвращаетесь к папке «Срочные дела», читаете все бумаги заново и теряете таким образом время на прочтение каждого документа дважды. В результате вы выполняете двойную работу, удваиваете затраты времени и чего­то не успеваете.

Все это было бы не так страшно, если бы вы возились с каждой бумагой дважды, но некоторые из нас берутся за одну и ту же бумагу трижды, четырежды или даже пять раз, прежде чем что­нибудь предпринимают. Естественно, что, возвращаясь к одному и тому же делу по нескольку раз, мы теряем гораздо больше времени, чем если бы сделали его с первого раза.
Первое правило повышения эффективности работы заключается в следующем:

Если вы взяли бумагу и прочли ее, действуйте сейчас же.

Я не имею в виду те дела, которые нельзя сделать сразу, или те, которые не должны быть сделаны сразу. Я говорю о всех тех делах, которые вы можете и должны сделать, но не делаете. Я говорю о рутинной работе с бумагами и электронной почтой, с которой вы сталкиваетесь ежедневно. Придерживайтесь правила обрабатывать документ после первого прочтения и вы в конце концов сэкономите себе массу времени (и избавитесь от бумаг!).

Позвоните Мэри. Немедленно отреагируйте на сообщения электронной почты. Ответьте на претензии клиента. Отреагируйте на сообщения, записанные автоответчиком. Обсудите проблему с боссом. Сделайте это сейчас же. Вас поразит, как мало времени это займет и как хорошо вы себя почувствуете, когда все это будет сделано.

Если вы не собираетесь заниматься бумагами, не листайте их. Если не собираетесь отвечать на записанные телефонные сообщения, не прослушивайте их. Если не намерены отвечать на сообщения электронной почты, не просматривайте их. Не засоряйте свой день делами, которые вы не собираетесь делать. Вместо этого обратитесь к тому, что вы собираетесь делать, и сделайте это сейчас же.

Начните с вашего стола или рабочего места

Когда люди просят меня помочь организовать их работу и их жизнь, используя программу ОПД, первое, что я предлагаю, — очистить рабочий стол. Я просто подхожу к столу и разбираюсь со всеми бумагами, которыми он завален. Я беру первую бумагу и спрашиваю, что это такое. Мне говорят: «Ну, я собирался на это ответить». — «Хорошо», — говорю я. Потом человек, естественно, собирается сунуть эту бумагу куда­нибудь, но я его останавливаю: «Минутку! Почему вы ее отложили?»

Он смотрит на меня как на ненормального и отвечает: «Ну, я должен сделать это, вот и отложил, чтобы не забыть». — «Отлично, сделайте это сейчас же ». — «Вы хотите, чтобы я сделал это сейчас ? На это уйдет время». — «Ничего. Я пока посижу».

И он делает это. Обычно я смотрю на часы и говорю: «Сколько это заняло времени?» — «Минуту», — отвечает он, или «три минуты», или что­то в этом роде. «Вот видите! — говорю я. — Видите?» — «Да, — отвечает он, — это заняло совсем немного времени».
И я говорю: «Я надеялся, что вы это заметите».

Когда это происходит впервые, люди чувствуют себя неловко. Они делают это, но обычно еще не усваивают смысл происходящего, даже несмотря на то что мы уже говорили о нашей концепции и просили их придерживаться этого стиля работы. Они не понимают, что принцип Сделайте это сейчас же нужно соблюдать неуклонно и постоянно.

Даже если они помнят про Сделайте это сейчас же и убеждаются в полезности этого принципа с самого начала, они часто проявляют непоследовательность в его применении.

Это становится очевидным, когда я возвращаюсь к той же теме во время следующего визита. Обычно к моему приходу офис и рабочее место расчищены и все бумаги аккуратно разложены по кучкам. Мой клиент очень гордится тем, что усвоил этот принцип. Вообще­то не так уж сложно поговорить о принципе Сделайте это сейчас же и даже убедить человека в его полезности. Но в большинстве своем люди только думают, что они придерживаются этого принципа, а на деле это частенько далеко не так. Только следуя ему постоянно и неуклонно, как это делаю я, вы начнете быстрее замечать те ситуации, когда дела неоправданно откладываются на потом, и те доводы, которые люди придумывают себе в оправдание того, почему они не могут или не должны действовать сейчас же.

Мой первый визит к одному клиенту был посвящен полной очистке стола. Мы поработали с каждой бумажкой, находившейся на столе, пока все, что должно было быть сделано, не было сделано. Мы поговорили о выполнении дел с первого раза — о выполнении их сейчас же, и это произвело на моего клиента такое впечатление, что он принял принцип Сделайте это сейчас же в качестве новой философии своей работы.

В следующий раз, едва я успел открыть дверь, он стал рассказывать мне, что принцип Сделайте это сейчас же — самая замечательная вещь из всего, с чем он имел дело в жизни, что это просто потрясающая вещь. Он был в восхищении от программы и изменений, которые она привнесла в его жизнь.
Затем я достал документы из лотка с бумагами, ожидающими рассмотрения. На первой оказался номер телефона. Я спросил: «Почему вы не звоните?»
Он слегка нахмурился. «Сейчас?» — спросил он.
И я сказал: «Да».

И что же? Он взял трубку и позвонил. К концу моего пребывания у него в кабинете мы разобрались с каждым листочком бумаги из его лотка для бумаг, ожидающих рассмотрения.

Почему я смог опустошить эту корзину, а он нет? Потому что его определение процесса «рассмотрения» отождествлялось с откладыванием на потом, и один мой урок из программы ОПД не изменил этого подхода.

Позвольте обратить ваше внимание вот на что. Сделайте это сейчас же значит делать это сейчас же постоянно и неуклонно, день за днем. Несвоевременное выполнение дел — вот что в первую очередь создает вам проблемы. Ваш лоток для бумаг, ожидающих рассмотрения, предназначен только для дел, которые вы не можете сделать сейчас, для дел, которые от вас сейчас не зависят. Например, вы должны звонить Мэри в понедельник, потому что именно в понедельник она возвратится из отпуска, а не потому, что понедельник кажется вам более подходящим для звонка днем. Именно это означает ожидать рассмотрения.

Стоит вам усвоить концепцию Сделайте это сейчас же и истинное значение понятия «рассмотрение», эти простые слова буквально в корне изменят ваш подход к работе и жизни. Вы обнаружите, что за то же время делаете гораздо больше, чем когда­либо раньше.

Откладывая работу на потом, вы крадете у себя время.
Эдуард Янг

Не откладывайте в долгий ящик

Привычка откладывать работу на потом съедает, наверное, больше времени, чем что бы то ни было. Если вы страдаете этим пороком, принцип Сделайте это сейчас же поможет вам определить, где он проявляется в вашей работе, и затем избавиться от него. Большинство людей удивительно изобретательны, почти гениальны в изыскании причин отложить дело на потом. «У меня нет времени» — самое распространенное объяснение. «Кажется, они сказали, что сегодня их не будет, так что я не буду им звонить», «Это дело займет целую вечность, так что я лучше дождусь свободного дня, чтобы начать его», «Это не столь важно». Перечень причин, по которым дело может быть отложено, бесконечен.

Я предлагаю такой подход: « Проявляй столько же изобретательности, чтобы сделать дела сразу же, сколько ты ее проявляешь, чтобы отложить их ». Пусть Мэри сегодня нет. Кто еще может дать вам информацию? Ее помощник? Где еще можно получить эту информацию? Кому можно перепоручить это задание? Как можно выполнить эту работу? Не правда ли, все дело в том, чтобы, взяв это письмо, эту папку, этот отчет из лотка «Входящие документы», переложить их в лоток «Исходящие документы» и никогда больше к этому не возвращаться? На это, а не на поиски оправданий отсрочки должны быть направлены ваши усилия.

Пусть это звучит банально, но эту горькую пилюлю надо проглотить: слишком часто вы не делаете что­то лишь потому, что вы это не делаете. Однако вы можете изменить эту вредную тенденцию, если начнете сейчас — прямо сейчас — учиться, как избавиться от привычки откладывать дела на потом и как увеличить продуктивность работы. Как? Есть восемь способов преодоления этой привычки. Они окажут вам неизмеримую помощь.

1. Делай за один раз. Сортировка бумаг, лежащих на столе, на более и менее срочные — дело обычное. Если вы относитесь к типу «сортировщиков бумаг», вы вовсе не в одиночестве. Я знаю одну даму, которая проделывает это регулярно. Первое перебирание бумаг она называет «чтением для ознакомления». Во второй раз она их прочитывает, откладывая в сторону те, которыми можно «заняться позже». Надо заметить, что эта дама блестяще окончила престижный университет и занимает ответственную должность в бизнесе! Взяв на вооружение принцип Сделайте это сейчас же, она могла бы сразу почувствовать непосредственные преимущества программы ОПД: Делайте это сейчас же и делайте все с первого раза.

Бесполезно перечитывать бумаги, заваливающие ваш стол, или электронную почту просто так, ничего не предпринимая. Читая в первый раз письмо с претензиями клиента, вы уже знаете, что надо предпринять. Читая его дважды, вы удваиваете время работы с ним, а ответ на письмо еще не готов. Ответьте на письмо после первого прочтения, Сделайте это сейчас же — и вы сэкономите время, успокоите клиента и выполните задание, которое в другой раз может отвлечь вас от более важных дел.

2. Уясните себе, чего вы хотите. Как­то один клиент рассказал мне, что с ним произошло, когда он возвращался на машине домой в конце дня. Проезжая мимо заправки, он подумал: «Мне нужна запасная покрышка. Недавно у меня спустило колесо, а я так и не купил запаску». Дальше по пути он увидел аптеку и подумал: «Витамин C. Нам нужен витамин C. Близится зима, и он может понадобиться от простуды». Проезжая мимо супермаркета, он подумал: «Жена просила меня купить хлеб. Да ну, обойдемся». По приезде домой он почувствовал страшную усталость. Он пожаловался мне, что даже тяжело дышал. Ему пришлось выпить, чтобы успокоиться. «Куда ни глянь, все напоминает о делах, которые не сделаны!» — сетовал он. Подумать только, он ни разу не остановился, чтобы хоть какое­нибудь из дел сделать по пути! Но при этом у него было ощущение, будто он над всем этим потрудился. Он устал от того, что откладывал все эти вещи на потом.

Подумайте, сколько задач и проектов связано с вашей работой. Сто? Двести? Теперь подумайте, сколько задач, невыполненных дел и отдельных пожеланий связано с вашей семьей. Сколько задач и пожеланий, связанных с вашими увлечениями, друзьями, общественными делами, церковью или чем­либо еще, вы можете перечислить? Когда вы подытожите все это, окажется, что только важных дел, которые вы должны сделать, наберется, возможно, от пятисот до тысячи.

Опыт учит нас, что число задач, которыми мы можем заниматься в течение определенного промежутка времени, ограничено. Как это отражается на вашей работе? Воспользуемся примерами с письмом от клиента или с электронной почтой. Вы прочли первую строку: «Пришлите мне, пожалуйста, информацию о новой продукции». Вы тотчас вспоминаете об информации, которую вы должны были послать кому­то еще, но до сих пор не сделали этого. Вы возвращаетесь к письму и читаете дальше: «Не могли бы вы встретиться с моими коллегами, чтобы обсудить один проект?» И снова ваше внимание переключается на другие встречи, которые вы должны были подготовить, но пока не сделали этого. И вновь вы пытаетесь углубиться в задание, которое содержится в письме. Куча несделанных дел не дает вам сосредоточиться на той работе, которая сейчас у вас перед глазами. Вот вам и приоритеты!

Разумеется, установка приоритетов может быть важной частью вашей работы. Но она может также оказаться лучшим оправданием решения не делать что­нибудь. Установка приоритетов означает, что «неважные» дела откладываются на потом и, возможно, вообще не делаются. Из­за того, что многие работы не выполнены вовремя, вы не можете сконцентрировать свое внимание на том, что делаете в настоящий момент, ведь в вашей голове постоянно звучат голоса, напоминающие вам о нерешенных задачах.

Был ли у вас когда­нибудь список предстоящих дел, насчитывающий десять позиций, из которых пять последних долгое время оставались на своих местах? Мы стараемся сконцентрировать внимание на делах первостепенной важности, а менее важные дела проигнорировать. Поэтому мы приписываем им низкий приоритет, хотя все же считаем их важными.

По­моему, дела или должны, или не должны быть сделаны. Если есть четкие сроки, это, конечно, нужно учитывать, но если сделать что­то важно, сделайте это. В противном случае не делайте вообще.

Лучший способ освободиться от перегрузки — избавиться от тех мелочей, которые дают вам ощущение загруженности и отвлекают ваше внимание от основных задач. Займитесь этими малыми, «менее важными» делами. Составьте их перечень, отведите на них немного свободного времени и переделайте их одно за другим. Или примите решение некоторые дела вообще не делать и забудьте о них. А лучше всего — заставьте себя организовать работу в соответствии с идеями, изложенными в этой книге, и, самое главное, не позволяйте нерешенным задачам накапливаться.

Освободившись таким образом от кучи дел, вы избавитесь от суеты. Вам будет легче сосредоточиться и вы не только сделаете больше дел, но сделаете их лучше и быстрее, чем прежде. Говорят, что Комар как­то сказал:

Настоящая сосредоточенность в чистом виде означает способность сконцентрировать внимание на одном-единственном деле.

3. Разрешайте проблемы, пока они не разрослись. Набираясь опыта работы, вы начинаете замечать те маленькие красные флажки, которые подсказывают вам, что что­то не так и что, если не начать действовать, будет еще хуже. Возникает вопрос: когда и как реагировать на эти малозаметные сигналы? К сожалению, слишком часто мы под давлением более сложных проблем склонны игнорировать их.

Иногда я указываю на непонятную кучу бумаг на углу какого­нибудь письменного стола. Его хозяин застенчиво признается: «Это куча моих проблем. Я надеюсь, что если прошло столько времени и ничего не случилось, они отпадут сами собой». И время от времени они действительно отпадают.

Вы слышали о законе Мерфи. В Англии его называют содомским: если неприятность может случиться, она случается. Есть королларий этого закона: если возможны десять неприятностей, можете быть уверены, что случится та, которая принесет наибольший ущерб! Быть может, большинство проблем решатся сами собой, если пройдет достаточно времени. Но можете быть уверены: одна проблема — именно та, которой вы страшитесь более всего, — возникнет обязательно. Так не лучше ли не доводить до беды, а вовремя среагировать на знаки ее приближения?

Приучитесь разбираться с такими вещами сразу, и вы будете решать проблемы в зародыше, пока они еще не разрослись, пока их решение не требует массы времени и сил. В итоге у вас останется больше времени для решения важных задач.

4. Старайтесь не отвлекаться на работе. Нередко мне приходится слышать жалобы клиентов на то, что их постоянно отвлекают на работе. Большинство людей признает, что они тратят много сил, чтобы избежать перерывов. Однако эти перерывы рассматриваются как нечто, неподвластное смертным, и считаются причиной всех наших проблем. Как часто вам приходилось слышать или говорить: «Конечно, я бы сделал это, если бы меня постоянно не отрывали!»

Мне вспоминается время, когда я выполнял какую­то работу для одного банка в Люксембурге. Я провел там занятия и затем послал счет. Два месяца спустя деньги получены не были. Тогда я позвонил управляющему и услышал в ответ: «Я только что разобрался с этим, подписал чек и направил его в отдел оплаты счетов». Мы посмеялись над этим, и я решил позвонить в отдел оплаты. Юная леди, к которой я обратился и чисто по­американски спросил: «Где мои деньги?», ответила: «Мне очень жаль, что вы не получили денег. Но я была так занята, объясняя людям, почему им не заплатили, что у меня не было времени оплачивать счета!»

Очень часто, не сделав что­нибудь, люди оправдываются тем, что их отвлекают. Из­за этого они не только создают самим себе лишние трудности, но и вынуждены иметь объяснения с теми, кто зависит от того, сделана ли эта работа. Излишние объяснения отнимают у них массу времени! Я уже не говорю о том, как неприятно объяснять, почему что­то не сделано. Даже если у вас есть весьма уважительная причина и ваш собеседник на другом конце провода симпатичен вам, у вас появляется неприятный привкус во рту, когда вы уже не в первый раз виноватым голосом должны давать объяснения и извиняться.

Если хотите избавиться от перерывов, доводите работу до конца. Тогда у вас останется больше времени для работы, и вы будете тратить его меньше на объяснения, почему вы ее не выполнили. Добейтесь репутации человека, выполняющего работу вовремя, и вас будут меньше отрывать от нее надоедливыми требованиями промежуточных отчетов о положении дел.

Надо иметь в виду, что иногда перерывы бывают уместны. Например, если продажа зависит от получения ответной информации, разумеется, торговые агенты вынуждены ждать. Мы ведем речь о том, что нужно избегать ненужных перерывов и не ухудшать ситуацию созданием предпосылок для новых заминок. Другим положительным следствием избавления от неоправданных перерывов в вашей работе является повышение ее качества за счет возможности сконцентрировать внимание и выполнить больший объем работ за то время, когда вам никто не мешает.

5. Избавьтесь от «хвостов». Если вам приходится иметь дело с непрерывным потоком трудных задач и в то же время у вас накопились невыполненные дела, необходимо обратиться к ним, коль скоро вы хотите держать ход своих работ под контролем. Помните, «хвосты» добавляют работы, избавившись от них, вы снизите свою загрузку в гораздо большей мере, чем может показаться на первый взгляд. Вот пять важнейших шагов на пути избавления от «хвостов»:

1) выявите все недоделки;
2) обозначьте очередность избавления от них;
3) ежедневно выделяйте часть времени на эту работу;
4) определите причину невыполнения каждой задачи в срок;
5) примите меры к устранению этих причин, чтобы предотвратить появление недоделок в будущем.
Подчистив старые «хвосты» и устранив причины их появления, вы будете увереннее смотреть в будущее.

6. Начните работать на будущее, а не на прошлое. На рисунке 1.1 изображено, о чем вы думаете, когда у вас много дел, не выполненных в прошлом, или старых задач, которые нужно решить. Иксы (xxx) символизируют все задачи, которые должны быть решены. Ваше внимание занято задачами из прошлого. Психологи утверждают, что показателем духовного здоровья личности является сравнительная степень концентрации внимания на задачах прошлого, настоящего и будущего. Работа с задачами настоящего, обращенными в будущее, рассматривается как показатель духовного здоровья. Неудивительно, что мы буквально сходим с ума, когда над нами висит множество недоделок.

Когда ваше внимание обращено в прошлое, вы сосредоточиваетесь на том, что могло бы произойти, на упущенных благоприятных возможностях. Помните, что все, что устремляет вас в будущее, здоровее того, что тянет в прошлое.

Представьте себе, что вы стартуете в настоящем и устремляетесь в будущее, где находится финиш. Если вместо старта в настоящем вы начнете стартовать в прошлом, вам придется пробежать еще добавочный путь до старта! Рисунок 1.2 иллюстрирует, как мы, выполнив задачи, которые отвлекали наше внимание на прошлое, концентрируемся целиком на настоящем. Это важно, потому что объем нашего внимания ограничен в большей степени, чем мы можем себе представить. А внимание — это самое важное условие понимания сути дела, позволяющее довести его до завершения.






Рисунок 1.1. Внимание сконцентрировано на прошлом, а не на будущем, на невыполненных работах





Рисунок 1.2. Не имея задолженностей, намного легче сконцентрироваться на текущих и будущих задачах

7. Перестаньте нервничать. Конечно, терять время, делать что­то заново, сталкиваться с дополнительными заминками или крупными авралами плохо, но главный вред от откладывания дел заключается в их эмоциональном воздействии на вас.

Почти все стараются отложить неприятные дела на потом. Столкнуться с неприятной задачей и решать ее нелегко, но надо отдавать себе отчет в том, что неприятности от последствий невыполнения этой задачи могут оказаться гораздо хуже, чем те, которые связаны с работой над ней.

Отгородившись от проблемы, большинство людей не просто откладывают ее решение со дня на день, но и постоянно размышляют об этом, глубоко переживают, что задание не выполнено. На переживания уходит гораздо больше времени, чем можно предположить, и это еще больше осложняет принятие действенных мер для завершения работы.

Вспомните некоторые проблемы, с которыми вы сталкивались в прошлом. Помогали ли вам когда­нибудь задержки с решением этих проблем? Нет. Лишь когда вы все­таки начинали что­то делать, проблема сдвигалась с мертвой точки. Если вы сталкиваетесь с крупными проблемами и неприятными задачами и начинаете сразу действовать, они довольно быстро оказываются решенными.

Мне как­то пришлось работать с группой высококвалифицированных, умных молодых специалистов по техническому обслуживанию в крупной датской компании. Я заметил какое­то большое устройство на углу одного из их столов и спросил, что это такое. Один из специалистов ответил: «Это мое упущение. Я взял эту машину в ремонт у клиента месяц назад и до сих пор не отремонтировал». — «Это ужасно!» — сказал я. «Я знаю, — ответил он. — Я много об этом думал, но был настолько занят, что не смог найти времени на ее ремонт. — Потом он добавил: — Вообще­то вы могли бы мне помочь». — «Каким образом?» — спросил я. «Вы могли бы объяснить боссу, насколько я занят», — ответил он.

Однако моя помощь пошла в другом направлении. Я сказал: «Сделайте это сейчас же». — «Я не могу сделать это сейчас, — ответил он. — На два часа у меня назначена встреча, и...» — «Ладно. Просто начните делать это сейчас, и давайте поглядим, что вы успеете», — предложил я.

И он, ворча себе под нос, пошел в мастерскую и занялся ремонтом. Через пятнадцать минут он вернулся. «Нет, — подумал я. — Наверное, там большие сложности». Он посмотрел на меня и сказал: «Все в порядке». — «Сделал?» — спросил я. «Да, сделал, — ответил он. — Но это могло занять дня два».
Разумеется, не всегда нам так везет. Ремонт мог занять два дня. Но как часто с нами случаются такие вещи! Приступив, наконец, к какому­нибудь делу, которое долго откладывали, вы вдруг с удивлением выясняете, что оно оказывается совсем не таким сложным, как вы думали.

Большинство из нас обычно преувеличивает то время, которое должно отнять у нас дело, и то, насколько неприятным оно будет. Мы боимся взяться за него и оттягиваем этот неприятный момент. Тот человек откладывал ремонт стоявшего на его столе аппарата в течение месяца, боясь к нему подступиться. Это дело лежало тяжким грузом на его совести и усложняло отношения с боссом. Вместо того чтобы потратить четверть часа на ремонт, он был вынужден морочить голову боссу своей занятостью. Он просто откладывал дело в долгий ящик, а клиент оставался без аппаратуры в течение месяца.
Вывод один! Надо браться за неприятное дело и делать его сейчас же.

М. Скотт Пек в своей книге «The Road Less Traveled» («Дорога не для каждого») (Simon & Schuster, 1978) назвал выполнение неприятных дел отложенным вознаграждением. Пек ссылается на трудности жизни. Люди, откладывающие неприятные дела в долгий ящик, ожидают немедленной награды. Он пишет:

Отложенное вознаграждение достигается распределением во времени неприятностей и удовольствий таким образом, чтобы умножить удовольствие, сначала пережив неприятность, а затем избавившись от нее. Это самый подходящий образ жизни.

8. Поверьте в себя. Д­р Линда Сэпэдин в своей книге «It’s about Time» («О времени») (Penguin Books, 1997) пишет:

Откладывая дела в долгий ящик, вы неизбежно снижаете уважение к себе, а это ведет к утрате оптимизма, радостных ощущений и творческой энергии. Людям, которые постоянно откладывают дела и отлынивают от них, становится все труднее не только решать стоящие перед ними задачи, но даже формулировать их.

Не всегда легко заметить, как из­за откладывания дел под разными предлогами подспудно накапливаются отрицательные эмоции. На одном занятии по программе ОПД недавно вышедшая замуж молодая женщина стала громко хохотать, когда об этом зашла речь. На вопрос, что вызвало у нее такую реакцию, она ответила: «Я подумала о гофрированной рубашке моего мужа. Видите ли, я терпеть не могу гладить, особенно эту его рубашку с гофрированной манишкой. Я вытаскиваю из груды белья для глажки все вещи, кроме этой рубашки, и глажу их». На вопрос «Что происходит, когда остается только эта рубашка?» — она ответила: «Да я опять бросаю ее в стиральную машину! Мой муж никак не может понять, куда подевалась его любимая рубашка». С этой привычкой откладывать дела на потом связана масса отрицательных эмоций, что очень сильно влияет на самооценку человека.

Придерживаясь принципа Сделайте это сейчас же, выполняя неприятную работу в первую очередь, решая шаг за шагом сложные задачи, вы избавитесь от тяжелого груза стрессов и забот, связанных с вашей работой. У вас повысится вера в себя и самоуважение. Даже после одного дня исполнения предписаний программы ОПД слушатели курса обрабатывают все бумаги, документы и сообщения, скопившиеся у них на столах, в ящиках с файлами и в их компьютерах. Они с удивлением обнаруживают, что могут сделать за день гораздо больше, чем раньше. Они уже не испытывают угрызений совести. При этом почти всегда они начинают чувствовать себя гораздо лучше.

Знать, когда не надо усердствовать, не менее важно, чем знать, когда надо это делать.
Харви Маккай. «Благополучное плавание со стаей акул»

Не все можно и нужно делать сейчас же

Подробно обсудив, как делать дела сейчас же, давайте отметим, что не всегда полезно и желательно делать сейчас же абсолютно все. Вы должны позвонить Мэри, но ее не будет до понедельника. Вы хотите сварить кофе, но вам позвонил клиент. Разумеется, приоритеты должны играть важную роль в ваших действиях и влиять на их результат. Однако не забывайте, что в конце концов успех сопутствует тому, кто делает дело. И что очень часто люди не делают дела просто потому, что не делают их! Они не делают их сейчас же.

Действительно, приоритеты могут послужить лучшим оправданием для того, чтобы человек вообще ничего не делал. Да, бывают моменты, когда вы не можете сделать это сейчас. Бывают моменты, когда просто не следует это делать сейчас. Здравый смысл диктует свои законы, и с этим приходится считаться. Эффективность вашей работы не вырастет, если вы будете делать сейчас что­то глупое. Однако если ваш подход к работе всегда будет сводиться к выбору, определению приоритетов, к ожиданию того, когда придет время действовать, к поискам оправданий, почему что­то надо просмотреть позже, постоянной перетасовке ваших бумаг или просмотру электронной почты, вы ничего не добьетесь. По существу, этим вы укрепите в себе привычку бездействовать. Придерживаясь же принципа Сделайте это сейчас же и избавившись от привычки оправдывать откладывание дел в долгий ящик, вы приобретаете навыки действовать.

Пусть решительность станет вашим рабочим навыком

Люди, добивающиеся успеха, как правило, тратят мало времени на принятие решений и много времени на отмену принятых решений.
Но многие из нас боятся принимать решения. Ведь, приняв решение, приходится пожинать его плоды. Если нерешительность ваше слабое место, есть несложный способ помочь вам. Просто представьте себе наихудшее из возможных последствий любого решения и спросите себя, сможете ли вы смириться с ним. Если да, принимайте решение.

В любом случае вы не можете быть уверенным на 100% в надежности своих действий. Джордж Пэттон, знаменитый американский генерал, прославившийся во Второй мировой войне, следовал такой формуле успеха: «Если вы уверены в вашем плане на 80%, следуйте ему без оглядки».

Известен подход Бенджамина Франклина. У этого знаменитого изобретателя, политика и философа XVIII века был свой метод, помогавший ему принимать решения. Возьмите лист бумаги и разделите его на две колонки. В одну колонку занесите все доводы за принятие определенного решения, в другую — все доводы против. Сравнивая эти два списка, часто удается выявить направление, в котором следует действовать.

Мне доводилось встречать решительных людей, принимавших ошибочные решения. В конце концов они почти всегда добивались­таки своей цели. Я верю, что есть некая закономерность, связанная с этим феноменом. Сам факт принятия решения в гораздо большей степени влияет на последствия, чем его правильность. Будьте решительны, действуйте и продвигайтесь вперед в работе и в жизни.

Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык

Нравится нам это или нет, но мы все — рабы своих привычек. Большинство из нас очень легко привыкает к заведенному порядку. К примеру, как часто вы ездите по одной и той же дороге на службу, или обедаете в одном и том же ресторане, или начинаете день с одного и того же? Некоторые из этих привычек и шаблонов хороши, другие работают против вас, и постоянное следование им может иметь весьма пагубные последствия.

Стоит ли придерживаться привычек? Разумеется. Такие навыки, как осторожная езда или привычная обходительность с друзьями, должны оставаться неизменными. Они, безусловно, полезны. Привычка придерживаться принципа Сделайте это сейчас же предполагает стимуляцию активной позиции в жизни, помогает стать более решительным, начать и продолжать действовать. Многие из стоящих перед нами задач не требуют долгого обсуждения, и тем не менее из­за нашего подхода к работе мы придаем им такое же значение, как и задачам, на самом деле важным и связанным с серьезными последствиями. Это привычка. По прочтении этой книги вы должны изменить ваш привычный подход к работе и начать работать с большей отдачей, то есть более продуктивно. Решительное и активное отношение к работе поможет вам в этом.

Само по себе откладывание дел в долгий ящик это всего лишь плохая привычка.
В своей книге «Getting Things Done: The ABC’s of Time Management» («Добиться своего: азбука использования времени») (Scribner, 1976) Эдвин Блисс так описывает привычку откладывать дела на потом:

Когда мы отказываемся действовать так быстро, как надо было бы, это обычно происходит не потому, что стоящая перед нами задача слишком трудна, а скорее из­за нашей привычки по возможности дольше откладывать дело на потом. Это редко касается только одного дела; как правило, это укоренившаяся привычная система поведения.

Качество

Кому­то может показаться, что между принципом Сделайте это сейчас же и качеством сделанной работы есть противоречие. Большинство из нас часто сталкивается с людьми, выполняющими свою работу небрежно. Я искореняю эту привычку у моих детей: заданный на дом реферат набирается на компьютере, а не пишется от руки; необходимо, чтобы поиск в Интернете привел к нахождению подходящей для этого задания фотографии, которая повысит качество проекта и позволит получить высший балл A, а не хороший — B. Это абсолютно естественно, что мы ожидаем высокого качества исполнения. Но некоторые люди путают это с вопросом когда действовать.

В погоне за качеством дело часто откладывается в долгий ящик. В конце концов, если вы не верите, что сможете выполнить работу идеально, почему вы беретесь за нее? И следование принципу Сделайте это сейчас же может привести к тому, что вы не сумеете сделать это так, как вам хотелось бы.
Д­р Сэпэдин говорит об этом так:

Люди, стремящиеся к совершенству, максималисты по духу: если они собираются что­нибудь сделать, они полагают, что должны сделать это наилучшим образом. «Среднее качество» для них неприемлемо.. ..Столкнувшись с очень сложной задачей, они неизбежно колеблются между двумя крайностями: добиться совершенства или отказаться от работы вообще.

Как трезво оценить, что такое «среднее качество»? Должны ли мы стараться делать «роллс­ройс», который близок к совершенству? Или «мерседес»? Или «форд»? «Роллс­ройс» стоит 250 тыс. дол., «мерседес» — 80 тыс. дол., «форд» — 25 тыс. дол. Вы должны сделать то, что хотите сделать. Каждый производитель автомобилей обслуживает свой рынок. Этот рынок характеризуется уровнем цен, которые клиенты готовы платить за автомобиль. Производители выпускают автомобили, которые соответствуют ожиданиям клиентов.

Выполняя какую­либо работу, не задавайтесь вопросом: «Как я мог бы выполнить ее наилучшим образом?» Вместо этого спросите себя: «Какого качества исполнения ожидают от нас наши клиенты?» Если вы будете неизменно стремиться к совершенству, то уподобитесь тем, кто откладывает дело в долгий ящик, а ведь ваши клиенты прежде всего ждут от вас действий.

Разумеется, делать надо качественно, но определите сначала, что значит качественно, и делайте это сейчас!

Дисциплина

При обсуждении изменения поведения чаще всего приходится слышать слово дисциплина. «Все дело в дисциплине. Если бы я был более дисциплинированным, я смог бы ходить на тренировки... бросить курить... соблюдать диету...» Хотя дисциплина, разумеется, играет свою роль, я считаю, что все эти разговоры гроша ломаного не стоят. Если вы проявите достаточно дисциплинированности, чтобы установить новый режим работы, вы привыкнете к нему. Привычка поможет вам придерживаться нового режима. Заставьте себя действовать сейчас же, и скоро это станет вашей привычкой. Тогда вам уже не понадобится заставлять себя. Уильям Джеймс, чьи работы о человеческом поведении хорошо известны, утверждает, что если вы что­то делаете ежедневно в течение месяца, это превращается в привычку. Проверьте это на принципе Сделайте это сейчас же.

Честно говоря, речь идет не только об откладывании дел на потом. Это философия работы и жизни. Это позиция: я активен, я ориентирован на действие, я выше проблем, с которыми сталкиваюсь. Эти качества начинаются (и заканчиваются) на том, как вы воспринимаете и привычно обходитесь с мелкими деталями в работе и жизни.

Итак, что вы должны делать в первую очередь? Записывайте! Это первое, что вы должны запомнить. Приучите себя делать это сейчас же и делать лучше!

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Начнем. Подойдите к вашему письменному столу, если нужно, с этой книгой в руках и разберитесь с каждым листком бумаги на нем или рядом с вашим рабочим местом. Возьмите первый лист и определите, что это такое и что требуется для выполнения задания. Сделайте все, что нужно, чтобы завершить работу, и уберите этот лист со стола, чтобы никогда больше не натыкаться на него. Если требуется несколько часов, определите для этого время и сделайте это.

2. Просмотрите всю электронную почту, прослушайте голосовую почту, прочитайте факсы и т.п. и постарайтесь решить все вопросы. И снова, если на какое­то дело потребуется несколько часов, отведите для этого в вашем графике наиболее подходящее время.

3. Определите, какие работы вы должны выполнить, и решите, что нужно сделать для выполнения каждой из них. Продвигайтесь вперед настолько, насколько это возможно. Столкнувшись с препятствиями, ведите себя мудро. Задайтесь вопросом: «Как это можно сделать иначе?» Если решите дать кому­либо задание по этому делу или передать его коллеге, не забудьте проследить за его выполнением.