Как создавать время

Автор: Михаил Владимирович Кларин, ведущий эксперт Российского института директоров, Российская академия образования.

Острый дефицит времени является общей чертой любого нормально работающего бизнеса, особенно на этапе его развития. В связи с этим особое значение приобретает тайм-менеджмент, или навыки рационального управления временем.

Существует множество способов успешного использования времени. Их можно представить в виде принципов конструктивных действий по организации своей работы:

• точное определение целей. Начиная что-либо делать, необходимо как можно точнее определить, что вы конкретно хотите сделать. Многие люди, не зная точно, к чему идут, сворачивают с прямой дороги еще на старте. Они теряют направление и реагируют на любые отвлекающие сигналы;
• сосредоточенность на главном. Весьма полезно составить список всех дел, в соответствии с их приоритетом и срочностью;
• создание стимулов. Человек лучше всего делает то, что ему нравится. «Любимые» дела всегда делаются быстрее, чем «нужные». Если можно превратить «нужно» в «хочу», эффективность работы значительно повысится;
• установка сроков. Лучший способ взять на себя обязательство — установить срок выполнения того или иного задания;
• решительность. Говорят, что успех — это способность поступать правильно в 51 % случаев. Если у вас уже есть некоторая информация, постарайтесь приступить к работе как можно быстрее: обдумывайте, решайте, действуйте. Начав что-то делать, не нужно все время сомневаться — двигайтесь дальше;
• умение говорить «нет». Это позволит не отвлекаться на ненужные дела и разговоры;
• контроль времени, затраченного на разговоры по телефону и «посещение» Интернета. Телекоммуникационные средства — источник как дополнительного времени, так и искушений. Сосредоточьтесь на целях, для достижения которых вы их используете;
• умение слушать. Внимательно относитесь к информации, чтобы точно знать, что, где, когда и почему происходит;
• отказ от шаблонов и повторов. Если вы успешно справлялись с работой, используя всегда один и тот же метод, это не значит, что он самый лучший. Поинтересуйтесь, как эту работу делают другие. Может быть, ее можно сделать быстрее и эффективнее;
• внимание к мелочам. Ничто так не выбивает из колеи, как досадные мелочи. Будьте внимательны к, казалось бы, несущественным вещам и предметам в быту и на работе. Это позволит сэкономить вам массу времени и сил;
• полное использование времени. Время, которое вы тратите на поездки и ожидание, можно использовать на обдумывание дел и планирование дня;
• поощрение у подчиненных краткости изложения проблем. Не забывайте похвалить того, кто кратко излагает вам суть проблемы, и выразите недовольство сотрудниками, не умеющими делать это. Многие полагают, что если они проводят с боссом много времени, то это свидетельствует об их исключительном положении в компании. Не укрепляйте в них это заблуждение.

Самое важное, что нужно осознать, — всегда существует резерв времени, даже если вы уверены, что все «лимиты» исчерпаны. (Например, при любом аврале вы прервете работу в случае срочного вызова к президенту компании.) Без этого невозможно создать ситуацию, когда бы вы управляли работой, а не работа вами. Когда вы теряете управление процессом, возникает ряд опасностей:

• если работа накапливается, вероятность, что вы упустите важные задачи, возрастает;
• рабочая перегрузка чревата сильнейшими стрессами;
• если вы не разберетесь с рутинной работой, то не сможете выделить время для важных дел;
• успешные люди — те, кто делают то, что нужно. Люди, письменные столы которых завалены документами, не делают то, что нужно;
• когда всплывает что-то важное, вы не можете уделить ему должное внимание, не принося в жертву что-нибудь другое.

Вы понимаете, что нужно высвободить время; вопрос только в том, как его найти. Существуют радикальные способы высвободить целый день:

• решите заранее, какой день вы потратите на «расчистку» своего стола, и отметьте дату его в календаре;
• иногда полезно весь этот день или часть его поработать дома;
• конечно, делегировать задания вечером и в выходные — не идеальный вариант. Но в это время можно провести подготовительную работу и составить список тех дел, которые нужно делегировать, и отдельно тех, которыми вы должны заняться сами.

Чем дольше вы откладываете разборку вашего завала по работе, тем труднее вам придется. Поэтому выполните три главных действия: выберите время; придерживайтесь его; устраните отвлекающие моменты.

Структуризация существующих дел

Упорядочить существующие неотложные дела полезно по двум основным причинам:

• психологическая проблема рабочей перегрузки состоит в том, что вы видите подавляющую своим размером кучу дел, с которыми, как вам кажется, невозможно справиться. Но, структурировав ее, вы берете все под контроль и уменьшаете до размеров, которые ваши мозги могут воспринять;
• рассортировав работу логически, вы сможете выполнить ее более эффективно и быстро.

Для начала запишите все на бумаге, все задания, которые в настоящий момент существуют только в вашей голове. Кроме того, зафиксируйте любые ключевые даты из вашей записной книжки-дневника на последующие несколько дней. Теперь рассортируйте все свои бумаги по категориям (телефонные звонки, на которые надо ответить, материалы, которые надо прочесть, и т. д.), тем самым создавая порядок из хаоса. Вероятно, после сортировки останутся какие-то бумаги: их можно разложить на две группы — разное и «мусор» (на выброс).

Установлено, что на выполнение 80% всего объема работы уходит не более 20 % рабочего времени, остальное съедает рутина. Поэтому определите стратегические цели и приоритеты и именно им посвятите те самые продуктивные 20 %.

Планирование по критерию важности и срочности — важный принцип тайм-менеджмента, согласно которому все дела следует разделить на четыре группы:

• важные и срочные;
• важные, но не срочные;
• не важные, но срочные;
• не важные и не срочные.

Важную и срочную работу нужно делать в первую очередь и желательно лично. Важную и не срочную задачу следует поместить в график выполнения долгосрочных задач. Срочную, но не очень важную работу поручить кому-то из персонала и контролировать ее выполнение. Не срочную и не важную работу можно смело перепоручить подчиненным и забыть про нее. Чтобы легче было придерживаться этого порядка, можно нарисовать квадрат, разделить его на четыре части и вписать в каждую часть соответствующие пункты.

Для профессионального развития большое значение имеют важные, но не срочные дела. Если ими не заниматься, произойдет профессиональная деградация. По возможности при планировании предусмотрите «окна стабильности»: например, каждый понедельник в 12.00 в компании проводится обязательное совещание руководителей подразделений, каждую пятницу — клиентский день, когда совершаются все важные звонки клиентам и пр. В этом случае все сотрудники должны знать расписание работы компании.

Известно, что темп выполнения задачи нарастает по мере приближения к дедлайну. Поэтому дела, требующие больших временных затрат, следует разделить на этапы — завершив очередной этап, можно заняться чем-то менее важным. А мелочевку лучше всего выполнять в течение одного временного отрезка.

Но даже если распорядок составлен идеально, это не значит, что дела пойдут по графику. Здесь существует ряд правил. Например, делегирование полномочий подчиненным на ту работу, на которую вечно не хватает времени.

Сортировка дел

Прежде чем начать выполнять работу, вам нужно проанализировать все задачи в каждой группе и распределить их по четырем категориям. Суть состоит в том, чтобы выявить задачи, которые совершенно необходимо выполнить сейчас, и найти альтернативный способ разобраться со всеми остальными. С любой из задач вы можете поступить следующим образом:

• выбросить. Если вы сомневаетесь в значимости задачи, смело выбрасывайте ее: у вас рабочая перегрузка, и вы просто не можете позволить себе тратить время на дела, которыми заниматься не нужно;
• делегировать. Поручая выполнение задания другому лицу, помните, что иногда у вас уйдет больше времени на то, чтобы объяснить задачу другому, чем выполнить ее самому;
• отложить. Если работу вы должны сделать сами, но она не является неотложной, вы можете выполнить ее позже;
• сделать. Придется сделать все, что нельзя выбросить, делегировать или отложить.

Прежде чем двигаться дальше, быстро просмотрите все задачи, принимая во внимание предполагаемый объем работы по данной группе и ее важность. Это позволит вам более четко спланировать свое время.

Вот руководство по составлению графика после распределения задач по четырем категориям:

• сначала делегируйте все неотложные дела;
• выделите задачи, которые можно делегировать позднее;
• запланируйте выполнение самых неотложных своих задач;
• в соответствии с количеством групп, с которыми вам надо разобраться, имеющимся у вас временем и средними затратами составьте график;
• перераспределите время между группами заданий;
• какой бы график вы ни составили, придерживайтесь его.

Теперь вы должны выполнить срочные задания, сгруппировав их, например, по скорости реализации (скажем, телефонные звонки), и, выявив их взаимозависимость, исполнять в логическом порядке.

Самые большие проблемы у менеджера может вызвать группа, связанная с принятием решений. Ваша основная задача — разобраться с рабочей нагрузкой, поэтому глобальные решения (например, связанные с увольнением сотрудников) нужно перенести на будущее. В настоящий момент вам следует быстро и эффективно разобраться с повседневными, но важными решениями.

Даже чрезвычайно загруженный менеджер просто обязан просматривать, прочитывать, знакомиться с массой материалов, документов, публикаций и т. п. Есть два варианта решения этой проблемы: учиться быстро читать или читать только то, что нужно. Вы не обязаны «штудировать» материал только потому, что его вам принесли. С книгами поступайте следующим образом: прежде всего ознакомьтесь с оглавлением и предисловием к ней — возможно, вам этого будет достаточно. Многие книги, отчеты и предложения содержат сжатое общее резюме или резюме глав. Среди публикаций выберите две-три основные, которые надо обязательно прочесть.

Поставьте себе за правило, что если до вас дошла какая-то бумага или электронная почта, вы должны с ней разобраться и убрать со стола или компьютера. Есть только четыре варианта того, как с ней можно разобраться: 1) выбросить; 2) сохранить; 3) передать другому; 4) действовать в соответствии с ней.