Чтобы время работало на нас

Помните: то, что мы делаем в течение 86400 секунд каждый день, показывает насколько мы успешны!

Для начала предлагаем проанализировать то, как вы используете свое время – это первый шаг для улучшения ваших способностей к управлению временем.

Исследования показали, что менеджеры постоянно меняют объекты своего внимания и поэтому на каждое дело тратят в день не более 10 минут.

Выполнить анализ поможет следующий тест.

Ответьте да\нет на предложенные ниже вопросы:

1.         Я не делаю бумажную работу как только сталкиваюсь с ней (оставляю ее на потом)

2.         Я сталкиваюсь с большим количеством проблем и кризисов из-за плохого планирования

3.         Иногда мне приходится гоняться за другими для того, чтобы некоторые вещи были сделаны

4.         Я имею смутное представление о том каковы мои приоритеты

5.         Каждый день я трачу более чем тридцать минут на поиски, каких-либо вещей

6.         Мои встречи продолжаются дольше, чем это необходимо

7.         Я подвергаюсь влиянию других в том, как проводить свободное время

8.         Я начинаю дел больше, чем заканчиваю

9.         Я всегда занят, но не всегда продуктивен

10.     Я беру на себя выполнение многих дел, которые могут быть делегированы.

Если вы ответили «да» более чем на 5 вопросов, то научиться управлять временем вам просто необходимо.

Если вы всерьез решили этим заниматься, то вернитесь к этому тесту через месяц и сравните результаты.

Достичь у спехов в планировании и рациональном использовании своего рабочего времени можно, преодолев несколько этапов. Предлагаем вам последовать некоторым рекомендациям этой статьи и пройти упомянутые этапы.

Рабочее расписание

Составьте примерное расписание своего дня. Включайте в него все: телефонные звонки, перерывы на кофе, разговоры с коллегами, встречи, перекуры, почта. Делайте пометки – запланированы или нет ваши действия и степень их важности. Составьте это расписание сейчас и через месяц, после начала внедрения принципов эффективного управления временем вы увидите улучшения.

Согласитесь, что большинство из нас именно так проводит свой день.

Проанализируйте свое расписание с помощью ответов на следующие вопросы:

После составления расписания многие люди бывают шокированы как много своего времени они тратят впустую – люди, с которыми мы постоянно говорим по телефону, коллеги, которые постоянно отвлекают наше внимание, документы, которые постоянно лежат не на своих местах, встречи, которые продолжаются дольше, чем необходимо. Наш день так и напичкан всевозможными времяпрепровождениями (не важными), которые отвлекают нас от основной работы.

Основные 10 причин, по которым люди тратят рабочее время впустую:

Давайте рассмотрим эти причины подробнее.

Потеря вещей

Сколько времени вы обычно тратите на  то, чтобы найти что-нибудь на своем столе? Даже если это всего тридцать секунд, каждые 5 минут на перекладывание стопки бумаг, просмотр ее, поиск нужного телефона, поиск пропавшего или находящегося не на своем месте документа. В сумме за неделю это составляет 4 часа – времени, которое можно было бы потратить с пользой. А как часто нам приходится делать что-либо второй раз  из-за того, что оригинал потерян?

Встречи

Как много времени вы тратите на встречи каждую неделю? Сколько времени вы теряете из-за того, что встречи начинаются позже или сильно затягиваются? Как часто вам приходится сидеть на долгих встречах, а вас в них касается лишь 5 минут.

Телефон

Сколько раз в день звонит телефон? Каков процент звонков незапланирован? Какова средняя длина каждого звонка? Какой процент этих звонков действительно важен? Затягиваете ли вы телефонные разговоры дольше, чем это необходимо? Как часто вы ловите себя на том, что перезваниваете опять потому, что забыли обсудить что-либо во время первого звонка?

Перерывы

Как часто в течение дня вас прерывают коллеги? Столь ли необходимы эти прерывания?  Негативно ли влияет это на вашу работу?

Откладывание на потом

Сколько заданий вы получили за последние несколько недель? Какие причины были придуманы для оттягивания выполнения задания? Чем все заканчивается в конечном итоге?

Рутинная бумажная работа

Сколько бесполезной почты вы получаете? Вы можете передать кому-нибудь эту обязанность или вы получаете от этого удовольствие? Как часто вы занимаетесь просмотром газет, журналов, брошюр, когда должна быть сделана более важная работа?

Кризисы

Не получается ли так, что ваш день состоит из проблем  и кризисов, которые следуют один за другим? Действительно ли это проблемы? Если бы вы были более проактивны, быть может вы миновали бы некоторые из них?

Неделегирование полномочий

Как часто на предложение помочь вы отвечаете «Оставь мне, я сделаю это потом» и эта работа остается у вас на столе?

Взыскания

Вы уверены, что делаете все на 100% правильно, если 95% всего еще предстоит сделать? Вы уделяете внимание одному проекту и это значит, что важные пункты другого проекта выполнены не будут?

Искажение информации

Как часто в середине задания  вы понимаете, что информацию, с которой вы работаете, необходимо перепроверять?

Подумайте, сколько времени вы тратите на все это в течение недели?

Меняем свои привычки

Мы сделали важный шаг вперед – определили причины, мешающие нам эффективно работать. Теперь нам необходимо либо устранить эти причины, либо изменить свои привычки.

Некоторые из этих причин неотъемлемая часть нашего стиля работы. День за днем, неделя за неделей мы тратим время впустую и даже не замечаем сколько!!!!!!!

Но только потому, что вы прочитали статью и захотели работать более эффективно вы не сможете изменить свои привычки. Ведь для того, чтобы научиться виртуозно играть на музыкальном инструменте недостаточно лишь прочитать об этом книгу и выйти на сцену.

Психологи считают, что человек сможет изменить свой стиль работы приблизительно за 21 день.

Для этого, во-первых, вы должны сделать усилие и проводить встречи в том временном графике, в котором они были запланированы, и если они затягиваются, вы должны встать и дать знак, что встреча закончена. Конечно же, по началу это будет тяжело, но на четвертый раз будет легче. Конечно же, время от времени вы будете возвращаться к старым привычкам, но настойчивость принесет свои результаты. Решайте менять свои привычки сейчас – не откладывайте в долгий ящик. Сейчас лучшее время для этого.

4 шага в процессе изменения своих привычек

Этот процесс применим для устранения любой из причин, по которым мы тратим сое время впустую.

Если одна из главных причин – откладывание дел в долгий ящик, то обычно мы говорим: я сейчас слишком занят для этого, мне нужно получить больше информации, я сделаю это завтра.

Мы можем сегодня решить какую-нибудь проблему, которую обычно откладываем на потом. Тогда завтра у нас будет на одно дело меньше. Вы увидите как на вашем столе уменьшается стопка нерешенных дел. Это станет привычкой и теперь, сталкиваясь с проблемой, вы будете сразу же ее решать.

Итак, шаги:

1.         Напишите сверху на странице причину: откладывание дел на потом

2.         Напишите список проблем, с которыми вы сталкиваетесь по этой причине:

3.         Видение того, что будет, если причину потери времени устранить.

4.         Прежде всего, перестать говорить себе: я сделаю это завтра.

Стоит вообще перестать думать о таких вещах. Нужно просто начать делать, просто делать, решать проблемы. И вы увидите, как улучшится ваша репутация среди коллег. Вы увидите, что разбираться с корреспонденцией стало легче, стало намного проще писать важные отчеты.

Как много незавершенной работы все еще находится на вашем столе? Самым лучшим ответом будет: все сделано. Укрепляйте привычки к новому стилю работы. Укрепляйте и расширяйте наработанное.

Что же необходимо для изменения привычек:

1.         Перестать извинять себя: «Мне для этого нужно больше информации»

2.         Перестать рассредоточивать свое внимание на просмотр журналов и прессы

3.         Понять необходимость большего количества времени для планирования вашего дня

4.         Вам необходимо научиться разбивать большие проекты на более мелкие задачи

5.         Заканчивать не слишком приятные дела прежде, прежде чем переходить к приятным.

Эти четыре шага применимы для всех 10 причин.

Выделите в вашем ежедневнике страницу для каждой из причин, опишите там процесс устранения привычки  шаг за шагом. Каждый день в течение недели выделяйте себе несколько минут для просмотра этих шагов, если необходимо – вносите изменения.