Как повысить производительность собственного времени

Что поможет вам достичь более высоких результатов в управлении собственным временем? Ниже представлен список «Ваши поглотители времени». Его нужно не только просмотреть, но и внимательно изучить, чтобы выбрать для себя лично 5-7 наиболее сильных поглотителей времени, влияющих на вас.

Ваши поглотители времени

1. Нечеткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Попытка слишком много сделать за один раз
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения
5. Плохое планирование трудового дня
6. Личная неорганизованность
7. Чрезмерное чтение
8. Скверная система личных записей
9. Индифферентное отношение к работе
10. Недостатки кооперации или разделения труда
11. Отрывающие от дел телефонные звонки
12. Незапланированные посетители
13. Неспособность сказать «нет»
14. Неполная, запоздалая информация
15. Отсутствие самодисциплины
16. Неумение довести дело до конца
17. Отвлекающая обстановка
18. Затяжные совещания
19. Плохая связь
20. Болтовня на частные темы
21. Излишняя коммуникабельность
22. Желание знать все
23. Длительные ожидания
24. Слишком редкое делегирование
25. Недостаточный контроль за перепорученным
26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности
27. Частое откладывание дел
28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией
29. Отвлекающие личные дела
30. Отсутствие современных вспомогательных средств

Уже то, что этот список попался вам на глаза — полезное событие. Чем чаще вы будете возвращаться к нему и проходить от начала до конца, тем больше шансов, что поглотители времени постепенно начнут отступать под вашим давлением. Если же не обратить внимания, они могут вырасти до неимоверных размеров, что непременно приведет к серьезным проблемам.

Как повысить производительность собственного времени

Как же можно улучшить производительность собственного времени?

Для начала нужно взять листочек бумаги, выделить один вечер и перечислить все то, что вам приходится делать периодически. Все виды работ, что вам приходится делать. И не слишком подробно, теряясь в деталях и воспоминаниях, а именно те действия, которые приходится выполнять периодически. После этого нужно разделить все перечисленное на три основные категории.

Категория А — необходимая деятельность. Это та деятельность, которая особенно связана с мотивацией персонала, с развитием, с обучением, с улучшением результативности.

Категория Б — это желательная деятельность. Это та деятельность, которая имеет небольшое влияние на коллектив и результаты работы, но ее выполнять необходимо.

Категория В — это нежелательная деятельность. Это та деятельность, которая очень мало влияет на результаты работы.

После того как список составлен, необходимо использовать подход ПВО. Он состоит из трех основ: передавать, выполнять и отменять. Просьба не путать с другим обозначением: Подожди Выполнять — Отменят.

Передавать полномочия на выполнение деятельности Б и В другим работникам отдела, административному или другому персоналу в компании. Передача полномочий другим повышает ответственность и создает мотивацию для работников, а также высвобождает значительное время руководителя. Хорошие руководители многое поручают выполнять другим, а плохие — стараются все делать сами.

Выполнять виды работ категории А тщательно, уделяя этому наибольшее время. Выполнять виды работ категории Б быстро, тратя на это мало времени. Составить план использования времени и выполнять его.

Отменять полностью некоторые виды деятельности В или делать их не так часто. Следует задать вопрос: «Пострадал бы бизнес, если бы это вообще никто не делал?»

Например, руководитель большой компании один раз забыл сдать ежемесячный отчет. Никакой реакции не последовало, и тогда он решил представлять отчеты только раз в два месяца — никто этого даже не заметил, и так он делает уже много лет. Будьте хозяином, а не рабом никому не нужных процедур. Чаще используйте корзину для бумаг.

Подумайте, вы управляете своим временем, или время управляет вами?

Делегирование полномочий

Призывая вас к тому, чтобы чаще передавать полномочия на выполнение деятельности «Б» и «В» другим, будет правильно, если остановимся чуть подробнее на том, как лучше это делать. Передача полномочий другими словами называется делегирование. Оно включает в себя:

• Передачу задания, власти, ответственности.

• Постановку цели перед кем-то и одновременно предоставление ему средств ее достижения и ответственности за качество результатов.

А теперь подчеркнем, чем делегирование не является:

• Разбрасыванием «пожарных заданий», потому что оно является основой для длительного распределения обязанностей в системе управления.

• Способом избавления управляющего от лишней работы.

• Способом навязывания дополнительной работы управляемым.

Правила делегирования полномочий

Делегирование полномочий полностью оправдает ожидания по повышению эффективности процесса управления, если руководитель будет знать и пользоваться следующими правилами.

1. Четко определять уровень исполнения и требуемые действия
2. Определять время отчета о результатах
3. Информировать коллектив, на который распространяется делегированная власть
4. Обеспечивать подчиненного необходимой информацией
5. Оценивать сроки и методы достижения результата
6. Делегировать последовательно, а не только скучные или срывающиеся задачи
7. Предоставлять подчиненным возможность для выбора делегируемых заданий.

Кроме правил, существуют также несколько принципиально разных схем делегирования полномочий.

А. Полное делегирование. Подчиненный выполняет работу и несет ответственность за нее. Руководитель не втянут в работу.
Б. Ограниченное делегирование. Подчиненный выполняет работу и совместно с руководителем несет ответственность за нее.
В. Нулевое делегирование. Подчиненный выполняет работу, но ответственность за нее несет руководитель.
Г. Делегирование наоборот. Подчиненный перекладывает работу на руководителя.

Выбор схем и форм зависит от личности конкретного сотрудника, а также от специфики делегируемых полномочий.