ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: КАК НЕ ПОПАСТЬ В ЛОВУШКУ ВРЕМЕНИ

Каждое утро, просыпаясь, мы структурируем наступающий трудовой день: строим планы, выделяем служебное и личное, важное и не очень, но затем приходим в офис — и в наше так хорошо спланированное время вклиниваются новые события, неожиданные просьбы начальства и коллег, телефонные звонки и электронные письма далеко не служебного характера. И вот мы уже «потерялись», сомневаемся, какие вопросы требуют решения в первую очередь, какие второстепенны, нервничаем… В результате — путаница, стресс, низкая эффективность работы. Можно ли научиться управлять временем или мы обречены на то, чтобы множество дел загоняло нас в подобную ловушку?

К сожалению, рецепта на все случаи жизни здесь не существует. Компании по-разному относятся к рабочему времени. В одних тайм-менедж-мент значимая часть корпоративной культуры. В других организации рабочего дня не существует вовсе. Например, все зависит от входящих звонков клиентов и последующей реакции на них. Но в любом случае есть рабочее время и эффективность его использования. И если постоянный аврал стал вашим верным спутником — время задуматься о времени!

Сегодня тренинги по тайм-менеджменту персонала — обычная практика компаний. Отметим, что существуют и персональные занятия для руководителей высшего уровня, но это уже «история за другие деньги». Обычные тренинги, как правило, носят массовый характер, что не всегда позволяет донести желаемую мысль до каждого сотрудника. Поэтому ниже мы раскроем некоторые принципы технологий сбережения времени, позволяющих повысить эффективность трудовой деятельности.

Первым и основным принципом тайм-менеджмента следует признать пирамиду важности(см. рис.). Смысл ее в следующем. Планируя рабочий день, вседела, имеющие отношение к вашей профессиональной деятельности, вы должны выстроить некую пирамиду. Для наглядности можно каждой ее области присвоить цветовой уровень срочности (красный, оранжевый, желтый, синий и зеленый цвета) — по аналогии с общепринятой пятиуровневой цветовой шкалой безопасности, где каждый цвет показывают уровень опасности.

Пирамида важности

В красной зоне (основание пирамиды) — самые важные и безотлагательные дела, невыполнение которых может обрушить всю пирамиду. Такие задачи всегда имеют приоритет и, как правило, определяются без труда.

В оранжевой зоне — дела не такие срочные, но тоже важные. Часто здесь достаточно сложно разобраться, какая работа действительно важна, но может немного подождать. Для преодоления трудностей рекомендуется представить, что дела, отнесенные к этой области, оказались невыполненными. Рухнет ли тогда пирамида? Если да — перемещаем их в основание, нет — оставляем на месте.

В желтой зоне — дела текущие, не самые важные. Это могут быть вопросы и просьбы коллег, рабочая переписка по электронной почте, телефонные звонки.

В синей зоне — дела, которые не задекларированы в вашем служебном графике, но имеют отношение к работе, то есть касающиеся вашей деятельности, но по остаточному принципу. Например, вы давно хотели обзвонить конкурентов вашего интернет-провайдера и выяснить их ценовые планки, которые постоянно снижаются, поздравить клиентов (поставщиков) с юбилеем их фирмы и т. п.

Наконец, в зеленой, самой приятной зоне — разговоры с коллегами, совместные обеды, перекуры, общение с друзьями из соседних отделов. Ошибочно считать, что подобные действия не имеют отношения к работе. Такое неформальное общение, нерабочие разговоры создают ваш внутриколлективный имидж. А это фактор необходимый и важный.

Разумеется, в случае экстренных обстоятельств, мобилизации сил на решение неотложной задачи из красного сектора время верхних этажей придется принести в жертву. Здесь не должно быть компромиссов. Не надо бояться обидеть коллегу или клиента просьбой перезвонить позже. В экстренной ситуации вы можете обоснованно «закрыться» для общения, показывая, что сейчас вас лучше не отвлекать. В слаженном и прогрессивном коллективе это не вызовет недоверия и отторжения. Уважение не только собственного, но и чужого рабочего времени — основной принцип корпоративной этики.

Потеря части рабочего времени — неизбежный процесс. Приняв принцип неизбежных потерь как аксиому, можно избавиться от напрасных волнений и переживаний. Посторонние звонки, автомобильные пробки, ожидания встреч, мелкие просьбы коллег и начальства способны основательно досаждать нам, угрожая порой разрушить так хорошо спроектированную пирамиду важности. Не надо паниковать. Как бы хорошо мы ни работали, всегда найдутся люди и обстоятельства, крадущие наше рабочее время. Поэтому лучше сразу заложить в свой график определенные временные потери. Их доля не так уж мала. По оценкам специалистов, в мегаполисах только транспортные проблемы способны съедать до 15 % всего рабочего времени. А ведь есть еще и зависающие компьютеры, неработающие телефоны (в том числе по вине операторов связи), угрозы безопасности и многие другие не очень приятные факторы. Такова реальность, и чтобы не набить шишек при столкновении с ней — планируйте не только рабочее время, но и его потерю!

Практика тайм-менеджмента показывает, что просьбы руководства являются частой причиной срыва наших рабочих планов. Нередко они носят мелкий, сиюминутный характер, вызывая понятное раздражение. В такой ситуации уместна следующая стратегия поведения. В первый раз поручения, конечно, надо выполнить, но в другой — нужно постараться согласовать с шефом список и очередность ваших рабочих задач. Это хорошо пригодится в будущем. Если при очередной неожиданной просьбе вы почувствуете явное несоответствие поручений и времени, отведенного на их выполнение, настала пора аргументированно (напомнив о предшествующем согласовании) поговорить с начальством. Результатом может быть как передача ваших полномочий другим сотрудникам, так и назначение вам помощника. Естественно, оба варианта чрезвычайно выгодны с точки зрения экономии рабочего времени.

И все же ключ к успешному тайм-менеджменту прежде всего в личной организованности. Если вы по природе не очень пунктуальный человек, сомнительно, что перечисленные принципы поднимут вашу производительность до стахановского уровня. Скорее, они лишь покажут правильную дорогу, а идти по ней или нет — решать вам (или вашему начальству).

В заключение хотелось бы отметить одно любопытное наблюдение. Многие люди, так или иначе связанные с технологиями тайм-менеджмента (бизнес-тренеры, HR-менеджеры, руководители среднего уровня, журналисты, пишущие на профильные темы), независимо друг от друга подчеркивают одну важную мысль. Как правило, вопросы контроля времени редко возникают на успешных предприятиях. В этом случае речь идет лишь о легких профилактических тренингах игрового характера. Но большинство компаний обращается к тайм-менеджменту не в самые лучшие времена, считая почему-то, что проблемы объясняются неорганизованностью сотрудников. К сожалению, за этим почти всегда стоит нечто большее. Трудности управления, слабая мотивация, отсутствие общих целей, иногда просто непрофессионализм кадров. И руководители таких компаний часто считают тайм-менеджмент панацеей от всех бед.

Конечно, инструкторы-профессионалы принимают заказ на тренинг и в таких случаях и честно отрабатывают свое время. Но говорить о результатах излишне. Их просто не может быть, потому что тайм-менеджмент — это технология дополнения к успеху, а не гарантия его. Еще ни на одну компанию не пролился золотой дождь только из-за того, что сотрудники вовремя приходят на работу, не пьют чай на рабочем месте и посекундно тарифицируют личные разговоры. И если следующий всем предписаниям тайм-менеджмента персонал не продуктивен — руководитель не должен обвинять людей. Скорее всего, такое положение — индикатор более глубоких, системных, проблем бизнеса, требующих немедленного решения.