О пользе педантизма, или как сделать свою работу эффективной

Вам не надоело быть вечным «пожарником» на своем рабочем месте? Хвататься то за одно, то за другое и замечать, что дела не убавляются, а только прибывают? Для того чтобы подшить в папку важную бумагу, нужно всего полминуты, но как часто мы просто кладем документы на стол в надежде, что потом как-нибудь разберем всю стопку сразу. Так бумаги копятся на столе, так копятся и якобы второстепенные дела, ожидая своей очереди. Время идет, второстепенные дела перерастают в первоочередные, нужный документ найти уже невозможно, потому что он завален другими, и вот уже глаза лезут из орбит, вы беретесь за голову со словами «Так работать больше нельзя!»

НАЧНИТЕ С ГОЛОВЫ

Вы беретесь за голову? Правильно: именно с нее надо начать, чтобы навести порядок в вашем рабочем процессе. Прежде всего отделите зерна от плевел, как говорили древние. В самую первую очередь в работе необходимо вычленить основное. Что вы на данном этапе считаете главным? Если вы не можете ответить на этот вопрос, просмотрите свои должностные инструкции, переговорите с руководством. Пусть подумают, что с вами творится что-то не то или с головой у вас что-то не так, вам важен результат — конкретное выяснение ваших первейших, четко пос-тавленных трудовых задач.

Например, вы web-дизайнер, работаете над сайтом своей компании. Проблемы, связанные с разгрузкой канцелярских товаров, вас не касаются — точно так же, как и составление объявлений для менеджеров. Вы можете помочь, но только в порядке исключения, а не нормы, причем лишь с разрешения руководства. Да, вы зануда и педант, но ведь по новостному наполнению сайта и его дизайну к вам претензий нет!

Бывает, что в повседневной суете вы забываете о своих судьбоносных обязанностях, так как уже давно выполняете функции уволившегося сотрудника либо тащите на себе несколько программ или проектов. Объем работы увеличился вчетверо с момента вашего поступления, а помощника вам не берут. Везете на себе все — и ладно, только эффективности от такой упряжки, к сожалению, никакой. Шишки-то тоже за четверых получаете. В любом случае (даже если вы зашиваетесь по полной программе) определить первоочередные на сегодняшний день задачи надо безотлагательно. Определите приоритеты, поскольку срочное часто путают с важным.

У вас должно сложиться четкое представление о собственном трудовом процессе. Ничего особенно трудного здесь нет. Алгоритм таков: выяснить свои цели — поставить вполне реальные и достижимые задачи — наметить время для их осуществления — выполнить действия самостоятельно или скоординировать усилия подчиненных по их выполнению — проконт-ролировать себя и других — если необходимо, перераспределить работу — подвести итоги и сделать соответствующие выводы.

ВРЕМЯ — ДЕНЬГИ

Римский философ Сенека сказал: «Нет человека, желающего разделить с другими деньги, а скольким раздает каждый свою жизнь!» Посмотрите, как нерационально вы используете свое время: вам дали важное задание, но в этот момент пришел сотрудник из соседнего отдела со срочным для него вопросом, одновременно позвонили из бухгалтерии: через три минуты все собираются у заместителя главного, чтобы поздравить его с юбилеем, и так далее. Знакомая картина? А поручение ваше не только важное, но и довольно-таки трудоемкое, и вы, согласитесь, втайне рады, что вас отвлекают. Помимо этого у вас есть другие дела, неотложные и довольно трудоемкие. Конечно, интереснее пойти на юбилей!

Существует одно неписаное правило, придуманное неким успешным юристом еще в ХVIII веке: «Если необходимо сделать несколько неприятных дел, начните с самого неприятного». Один мудрый дедушка потчевал внука кашей: «Если тебе не нравится — съешь быстрее!» Так и здесь: самое занудное, но необходимое задание выполните в первую очередь и по возможности сразу хорошо, чтобы к нему больше не возвращаться. Выберите для себя оптимальный темп и определенную последовательность. Сразу проведите разграничение первостепенных и второстепенных дел (но не откладывайте последние в долгий ящик!). Еще один совет, приписываемый воинствующему педанту: «Самый быстрый способ сделать несколько дел — не делать больше одного дела одновременно».

ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ

ТРЕБУЕТ ВРЕМЕНИ

Для того чтобы правильно и рационально использовать свое рабочее время, планируйте его заранее. Здесь есть два «но» — форсмажор и чрезмерное стремление к совершенству, что делает нереальным выполнение поставленных задач. Поэтому ставьте в своем плане реальные задачи в реальном времени. Станете опережать график — честь вам и хвала, значит, вы себя недооценили! Глобальную задачу разделите на несколько подзадач и расправляйтесь с ней поэтапно. Вскоре вы точно будете знать, сколько времени и на что у вас уходит. А составление плана на следующий день в конце предыдущего быст-ро войдет в привычку и совсем не отнимет драгоценных часов. Не обязательно быть педантом, чтобы догадаться, что каждый час, затраченный на планирование работы, сбережет вам три или даже четыре часа.

Каждый работает над планом по-своему. Только избегайте записывать информацию где попало. Зная за собой такую слабость, одна работница делала заметки на самоклеящихся маленьких листочках и прикрепляла их к столу. Затем по мере выполнения снимала. Обычно используют специальные доски, ежедневники, планинги, календари. Безусловно, идеальными являются компьютерные персональные информационные системы (ПИС). В зависимости от того, как вы любите работать, выберите из десятка программ одну, подходящую именно вам. Ее можно даже бесплатно скачать из Интернета. Чего здесь только нет: график назначенных встреч с адресной книгой и ежедневным планировщиком, организованные по тематическим заголовкам списки того, что надо сделать, и многое другое.

Если ваша работа связана с частым пребыванием в дороге, то удобнее карманные органайзеры и персональные цифровые помощники. В течение дня автору этих строк, например, удобнее писать на тему «Что нужно сделать?» в отдельный блокнот, к вечеру информацию можно проанализировать и занести в компьютер: задания и сроки, контакты и встречи, даже неплохие идеи, пришедшие невзначай в голову.

БЕЗ БУМАЖКИ ТЫ…

Это утверждение очень спорно. Есть такие бумаги, которые вам никогда не пригодятся: к вам не имеют отношения, ценности не представляют и даже не согреют, так как костер в офисном помещении не разведешь. Не захламляйте стол: место для подобных бумаг в специально отведенном месте — в мусорной корзине! Более важные немедленно обработайте, так как только быстрое изучение и оформление документов приносят удовлетворение и, кстати, снимают стресс. Cамый эффективный способ борьбы с бумажными завалами — создание тематического архива, который должен быть всегда под рукой — в компьютере или в шкафу.

Если вы руководитель, не увлекайтесь циркулярными письмами. Используйте их лишь по необходимости. Воспитайте своего секретаря в демократическом духе принятия решений, касающихся входящей макулатуры. Без важной причины не занимайтесь бумагами своих сотрудников и не позволяйте им перекладывать на вас документы, с которыми они обычно справляются сами. Учитесь бегло просматривать входящую информацию, улавливать самую ее суть и сверху помечать документы (так называемое делегирование).

Хочу вас разочаровать: бумагу, которую вы отложили для внимательного прочтения в будущем, вы не изучите никогда. Так что не обольщайтесь и сразу решайте судьбу документа. Конечно, умение работать быстро и эффективно приходит с опытом, но все-таки постарайтесь, чтобы папка с многозначительной пометой «?» или под непонятным грифом «Разное» не стала второй мусорной корзиной. Не стесняйтесь — педантично рвите бумажный хлам!

Старайтесь запоминать суть полученной информации, особенно той, которая вам необходима в процессе трудовой деятельности. Не создавайте сами макулатурной перегруженности, даже размеры отчета о проделанной работе, как известно, обратно пропорциональны объему выполненного дела. Постарайтесь всеми возможными и невозможными способами отделаться от ненужной вам бумажной информации. Например, сократить объем бесполезной периодики, предупредить канцелярию, чтобы вам больше не приносили рекламные письма, и так далее.

ОФИСНЫЙ ФЭН-ШУЙ

Каждый педант непременно изучит информацию о расположении офисной мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности. Можно по-разному относится к фэн-шуй, но все-таки прислушаться к советам древнего восточного искусства стоит. А оно призывает тщательно обдумывать возможности использования офисного пространства. Так, следует избегать положения спиной к двери. Этот эффект известен еще со времен каменного века, когда человек садился в пещере лицом к выходу, дабы избежать нападок непрошеных гостей. Положение спиной к двери мешает сотруднику спокойно работать, вносит элемент нервозности. Если нельзя разместиться по-другому, следует заблокировать прямую линию преградой в виде ширмы или архивных шкафов.

Черный письменный стол замедляет реакцию и притупляет внимание, деревянные столы светлых расцветок создают ощущение надежности, внушают уверенность в будущем профессиональном росте. Круглый или полукруглый стол больше подходит для людей творческих профессий. Отражающие поверхности на столах или зеркала в непосредственной близости от них как бы удваивают объем работы, которую нужно проделать. Фэн-шуй настаивает на сведении к минимуму количества бумаг на рабочем столе — на нем должны лежать только те документы, которыми вы заняты в настоящий момент. Кстати, эту мысль неоднократно высказывал незабвенный Дейл Карнеги! Избегайте источников света, расположенных прямо над головой, а также любых предметов, которые нависают над рабочим столом, даже полок.

Сам же рабочий стол имеет девять тематических зон: левый верхний угол — богатство, под ним — семья (поставьте фотографию ребенка или жены), ниже — знания (книги, справочники и так далее), верх центральной части — слава (можно поместить фотографию своего кумира), центр (обычно здесь стоит компьютер), нижняя часть центра — карьера, правый верхний угол — партнеры (место для телефона), ниже — любовь и, наконец, в самом нижнем углу — помощники (например, калькулятор). Вот такие нехитрые знания, которые вы можете с успехом применять, преобразуя свое офисное пространство. Как говорил Джефф Джордан, «сперва приведи в порядок свою комнату и уж потом принимайся за остальной мир».