Оглядываясь на прошедшую неделю, возникало ли у вас чувство, что вы сделали не так много, как хотели? При строительстве бизнеса или карьеры, время, наверное, наиболее ценный ресурс. От того, как вы его тратите, напрямую зависит ваш доход. Время не купишь, его ход постоянен.
Несколько лет назад я открыл простую систему, благодаря которой я практически утроил свою продуктивность. В этой статье я поделюсь несколькими практическими идеями, которые вы можете прямо сейчас применить для улучшения личной эффективности, причем тратить больше времени на работу не придется.
Заведи журнал потраченного времени
Понять, как вы сейчас тратите время — первый шаг к лучшему управлению временем. Ведение журнала потраченного времени — достаточно эффективный способ. Попробовав всего один день, вы с ужасом поймете, куда уходит ваше время. Простое измерение времени может быть достаточным для превращения ваших несознательных привычек в сознательные, которые вы сможете изучить и изменить. Как вести этот журнал? На протяжении дня записывайте время начала и окончания какого-то действия. Вы можете использовать часы для записи длительности каждого действия. Вы можете заниматься этим или в рабочее время, или в течении целого дня. В конце дня рассортируйте записи по категориям. Вы увидите, сколько времени вы тратите на каждый вид действий.
Если вы желаете более глубокого понимания, занимайтесь этим неделю и рассчитайте процент времени, который вы тратите на каждый вид деятельности. Будьте настолько детальны, насколько это возможно. Запишите, сколько времени вы тратите на проверку почты, чтение новостей, веб-серфинг, звонки, еду, туалет и т.д. Если вы встали со своего стула, стоит сделать запись. В конце дня у меня обычно накапливается 50-100 записей. Вероятно, вы будете удивлены, открыв, что лишь малую часть времени вкладываете в работу. Исследования показывают, что обычный офисный служащий работает всего полтора часа в день. Остальное время он общается, делает перерывы на кофе, ест, участвует в не рабочих разговорах, передвигает бумаги и делает множество других ненужных дел. Его рабочий день обычно не начинается раньше 11 утра, а заканчивает уже около 15:30.
Проанализируй свои результаты
Первое время, когда я записывал продолжительность своих действий, я работал всего 15 часов в неделю, хотя проводил в своем офисе около 60. Хотя технически я был почти в два раза продуктивнее обычного офисного работника, меня все-таки волновали результаты. Куда ушли остальные 45 часов? Мой журнал показал мне все утечки времени: слишком частая проверка почты, непомерный идеализм в делах, которые в нем не нуждались, чрезмерно частое чтение новостей, перерывы и так далее. Вычисли коэффициент личной эффективности. Когда я понял, что провожу 60 часов в офисе, и только 15 из них посвящено реальной работе, я задал себе несколько интересных вопросов. Мой доход и мое чувство выполненной работы зависели только от этих 15 часов, а не от всего проведенного в офисе времени. Так что я решил вычислить свой дневной коэффициент эффективности — количество времени, проведенного за работой, деленное на общее количество времени, когда я находился в офисе. Я удивился, когда оказалось, что он равен 25%. Я также понял, что было бы весьма глупо работать больше.
Коэффициент эффективности = (Время, затраченное на выполнение «реальной работы») / (время «на работе»)
Сократи общее время, чтобы улучшить эффективность
Если вы когда-нибудь заставляли себя сделать что-то, что вам не очень хотелось, вы, скорее всего, не заканчивали это дело. Такой же результат ожидал меня, когда я пытался заставить себя работать больше. На самом деле, такая перспектива демотивировала меня и понижала коэффициент эффективности. Так что я нехотя попробовал противоположную стратегию. На следующий день я позволил себе затратить на работу пять часов. Остаток дня я не позволял себе вообще работать. Как вы можете догадаться, произошла интересная штука. Наверное, мой мозг решил, что рабочее время стало дефицитом, поскольку я работал почти целых пять часов с эффективностью более 90%. Я продолжил этот эксперимент до конца недели и закончил с таким результатом: 25 часов реальной работы из 30 часов, проведенных в офисе. Эффективность составила более 80%. Так что мне удалось уменьшить рабочее время на 30 часов, получая на 10 часов больше времени работы. Если ваш журнал времени показывает, что эффективность низка, попробуйте ограничить общее рабочее время и посмотрите, что произойдет. Как только ваш мозг поймет, что рабочее время — дефицит, вы внезапно станете намного более эффективны. Когда у вас есть жесткие временные рамки, вы обычно сможете быстро сделать работу. Но когда у вас в распоряжении все время мира, легко быть неэффективным.
Постепенно увеличивайте общее количество времени, поддерживая эффективность на уровне
На протяжении нескольких недель я поддерживал свою эффективность на уровне 80%, постепенно увеличивая общее рабочее время. Я поддерживал ее много лет и сейчас обычно работаю около 40 часов в неделю, проводя в своем офисе около 45. Я понял, что это идеальный для меня вариант. Если я попытаюсь проводить больше времени в своем офисе, моя продуктивность быстро упадет. Интересно, что система, которая позволила мне оптимизировать мою эффективность на работе, также сбалансировала остальные части моей жизни. Хотя я использовал этот подход для улучшения моей продуктивности, у меня по-прежнему было множество времени для удовлетворения личных интересов.
Ведение журнала времени — разумный выбор для обеспечения оптимальной продуктивности без увеличения рабочего времени. Но получить эти преимущества можно только при регулярном выполнении. Я записываю потраченное время еженедельно, каждые 3-6 месяцев, и потом на протяжении года ощущаю огромную отдачу. Но если я слишком много месяцев провожу без ведения записей, моя продуктивность постепенно падает, так как поднимают голову несознательные привычки.
Вы, наверное, заметите, что ваше ощущение продуктивности во многом зависят от того, сколько реальной работы вы сделали. Когда вы чувствуете, что ваша продуктивность меньше, чем вы ожидаете, обострите ваше осознание, записывая потраченное время, вычисляя коэффициент эффективности и оптимизируя вашу эффективность чтобы поднять продуктивность на тот уровень, который вы желаете.
Ведение журнала времени — очень мощное средство, которое требует мало времени и средств для осуществления, но долговременная польза огромна.
Стив Павлина
Instagram: @alexandr__zubarev