"Здравствуйте, уважаемый психолог! Я работаю помощником руководителя, и по долгу службы мне часто приходится вести переговоры по организации какого-либо мероприятия с партнерами нашей компании. Объем информации настолько велик, что все удержать в голове просто невозможно. И уже после переговоров я понимаю, что что-то забыла, что-то можно было сказать по-другому и т.д. Я начинаю заниматься «самоедством» и изматываю себя эмоционально. Как можно с этим бороться? С уважением, Кристина.Что больше всего волнует вас: неспособность запомнить большой объем информации, неумение сосредоточиться в стрессовой ситуации или последующие приступы «самоедства»? В любом случае, покрутим эту ситуацию со всех сторон.
Во-первых, не думаю, что кто-то ждет от вас воспроизведения списка вопросов на память. Вы же не экзамен сдаете! Для того и существуют органайзеры, блокноты и записные книжки. Составьте заранее список вопросов и задавайте их поочередно, заглядывая в блокнот. У деловых партнеров это должно вызвать только уважение. Человек сосредоточен и серьезно относится к делу!
А вы, видимо, очень хотите показать какой-то особый, высший класс мастерства. «Я не только могу хорошо провести переговоры, но еще и помню все назубок!» В психологии это называют «комплексом хорошей девочки» и уходит он корнями в ситуации, когда в детстве ребенка принуждали быть лучше других детей или завоевывать любовь родителей хорошими поступками и достижениями. Но детство прошло, и теперь вам нужно просто хорошо выполнять свое дело, ни с кем не конкурируя, тем более, сама с собой!
Второй аспект – волнение. Это другой синдром – «умной собаки». Все знаю, а сказать не могу… Помнил, да забыл… Объясняется он очень просто – за усвоение информации у нас отвечает одно полушарие мозга, а за эмоциональную сторону дела – другое. В стрессовых ситуациях связь между ними как бы прерывается и в голове образуется блаженная пустота. Снимается это очень просто. Приемами саморегуляции – спокойно подышать, на несколько секунд отвлечься на что-то постороннее (например, посмотреть в окно) или сосредоточиться на какой-то части своего тела (например, дать себе команду почувствовать лоб или колени), а потом продолжить разговор. На длительных переговорах психологи вообще-то рекомендуют делать паузы. Традиционная чашка кофе или чая помогает вернуть себе внимание и критичность, так что – устали, попросите угостить вас чаем.
Помогает и такой забавный прием. Когда чувствуете, что память внезапно «опустела», а эмоции захлестнули - переплетите пальцы обеих рук или скрестите под столом ноги, так, чтобы переплелись левые и правые части тела, связанные с левым и правым полушарием мозга. Этим вы восстановите связь между полушариями и вернете себе память.
Теперь давайте посмотрим на ситуацию с другой стороны. Вы что-то забыли… Ну и что? Ведь вы всегда можете снова связаться с партнерами и уточнить детали, задать новые вопросы. Они же работают так же, как и вы, ежедневно озабочены решением множества вопросов и прекрасно поймут вашу ситуацию! Уходя с переговоров, постройте «коммуникативный мостик». Скажите: «Спасибо. Кажется, сейчас это все. Если в ходе работы возникнут еще какие-то вопросы, вы позволите мне связаться с вами?» Никогда не извиняйтесь. «Простите, я забыла, такая глупая…», слова не для бизнеса. Просто звоните и переспрашивайте.
Возможно, причиной вашей забывчивости выступает неумение структурировать информацию. Чтобы решить все вопросы по мероприятию, нужно хорошо себе представлять, что это такое, из каких этапов состоит, что за чем следует и буквально выстроить себе цепочку логично следующих друг за другом вопросов. Простой пример. Вам необходимо обеспечить перелет шефа в другой город. Вы знаете, что для этого необходимо: уточнить время рейсов, забронировать и выкупить билет, обеспечить трансфер до аэропорта, правильно рассчитав время выезда (с учетом пробок), и договориться о встрече в другом городе. Но если вы сами никогда не летали самолетами, не представляете себе, что такое ехать в час пик на машине по городу, вы можете упустить какие-то важные моменты. И виновата здесь будет не память, а, скажем так, прореха в вашей картине мира.
Поэтому, готовя мероприятие, вначале представьте его в деталях, поставьте себя на место всех участников – гостей, делегатов, служб и т.д., и тогда вам будут понятны проблемы, с которыми они могут столкнуться, и с вопросами тоже проблем не будет.
И наконец, последнее – ваше самоедство.
Вероятно, вы не умеете прощать себе промахи. Кто-то, а возможно вы сами, убедили вас в том, что промахи и ошибки делают вас хуже. С этой установкой надо прощаться! Ваша ценность как личности, женщины, человека не зависит от неумения провести переговоры. Все ваши достижения и промахи только ступеньки вашего развития. Из них нужно извлекать уроки и идти дальше.
Конечно, нельзя давить в себе разочарование и досаду. Это очень по- человечески понятно. Можно поныть в телефон подружке, даже поплакать. Но найдите в себе силы после этого быстро собраться и начать работать над собой.
Вместо бесперспективного самокопания задавайте себе 3 вопроса.
Какой урок я извлекла из этой ситуации?
Что в этот раз я сделала лучше, чем раньше, за что я могу себя похвалить? Над чем мне надо поработать, чтобы в следующий раз переговоры прошли успешнее?
Мысли запишите на бумажку, хорошее – подчеркните – это ваш ресурс.
И действуйте!
Елена Шубина
Instagram: @alexandr__zubarev