Советы для занятых. На работе

Большинство из нас проводит большую часть дня на работе. Возможно, на каждый день у вас есть список дел, примерно в километр длиной. А может, его и вовсе нет. В любом случае, вот несколько советов, которые подскажут, как оптимизировать свое время.

1. Делайте меньше

Упростите свое расписание, делайте только самые важные задания. Это значительно уменьшит время, которое потребуется вам на работу. Как же поступать с заданиями, которые вы не делаете? На этот вопрос ответят дальнейшие советы.

2. Поручайте задания другим

Если задание необходимо выполнить, но оно не является одним из самых главных, поручите его другому человеку. Вы заметите, что можете в два раза сократить свой список задач, перепоручив часть заданий людям, которые могут справиться с ними не хуже, а иногда и лучше, чем вы.

3. Ограничивайте свой рабочий день

Если вы работаете более 8 часов, попробуйте ограничить свой рабочий день до 8 часов. Это заставит вас сконцентрироваться на работе и выполнить задания быстрее, ведь у вас в запасе всего 8 часов. Если вы и так работаете 8 часов, ограничьте свой рабочий день до 6. Вы обнаружите, что начали выделять наиболее приоритетные задачи, работать продуктивнее, тратить меньше времени, чтобы укладываться в установленные временные рамки. Если вы работаете в офисе, постарайтесь перенести свои рабочие часы на более ранее или позднее время, так чтобы график не совпадал с другими сотрудниками. Когда вас никто не отвлекает, вы сможете сделать гораздо больше.

4. Делайте важные задания как можно раньше

Выберите 3−4 задания, которые нужно закончить сегодня во что бы то ни стало, и сделайте их в первую очередь. Если вы сделаете все необходимое как можно раньше, остаток дня можно будет использовать по своему усмотрению.

5. Попросите начальника выделить приоритетные задачи вместо вас

Если вы сами не распоряжаетесь своим расписанием, поговорите с начальником. Скажите ему, что вы стараетесь как можно эффективнее организовать свое время, и у вас сегодня есть время только на 3−4 дела. Пусть он выберет, что вам лучше сделать в первую очередь. Скажите, что если вы попытаетесь сделать за сегодня все, то вы либо большую часть не успеете, либо качество вашей работы будет сильно страдать. Ведь именно так вы бы поступили со своими заданиями, если бы могли сами расставлять приоритеты.

6. Группируйте задания

Вместо того чтобы заполнять свой день одинаковыми маленькими задачами, которые делаются в разное время, попытайтесь сгруппировать похожие задания и сделать их одним махом. Например, вместо того чтобы отвечать на разные электронные письма несколько раз за день, накопите их и расправьтесь с ними за раз. Всю работу с документами тоже стоит делать одним махом. Взявшись за телефон, позвоните сразу всем, кому нужно. Группирование заданий помогает сберечь много времени и позволяет вам сконцентрироваться на более важных делах.

7. Взявшись за дело, закончите его

Вместо того чтобы хвататься сразу за несколько дел, выделите время на одно задание и делайте его, пока оно не будет выполнено. Если это проект, который потребует сбора дополнительной информации, подготовьте ее заранее, чтобы потом не отвлекаться на ожидание сведений. Если это очень большой проект, разбейте его на доступные части. Предварительно выполните все задания, которые могли бы отвлечь вас от проекта. Начинайте работать над проектом и старайтесь сразу закончить его.

8. Избегайте бизнес-встреч

Не все встречи — это перевод времени, но большинство из них — это именно он. Если вы бы предпочли потратить на свою работу время, которое вы проводите на деловых встречах, слушая то, что вам могли бы отправить по почте, попробуйте не присутствовать на них. Так вы сможете сделать гораздо больше за тот же день.

9. Избегайте долгих разговоров на работе

Часто на работе мы много болтаем с сотрудниками на темы, не имеющие никакого отношения к работе. Иногда это долгие разговоры по телефону. Мы все любим поговорить с коллегами, кроме того, это помогает поддерживать хорошие рабочие отношения, но за это время можно столько всего успеть. Можно раньше закончить рабочий день и отправиться к семье, отдохнуть. Поэтому старайтесь не отвлекаться от работы на долгие разговоры. Впрочем, если вам действительно интересно поговорить с конкретным человеком или на определенную тему, можете сделать исключение.

10. Научитесь говорить нет

Это ключевой аспект, если вы хотите упросить свой рабочий день. Каждый день к нам обращаются с различными просьбами, каждая из которых покушается на наше время. Если мы говорим «да», то мы соглашаемся пожертвовать своим временем, чтобы сделать что-то для кого-то другого. Чаще всего эти просьбы нарушают наше расписание и отнимают массу полезного времени. Так что учитесь говорить «нет». Вы можете чувствовать себя неудобно, отказывая своим друзьям или коллегам, потому что это значит разочаровать их. Но постарайтесь объяснить человеку, что сейчас у вас на это просто нет времени. Нормальный человек сможет понять это и не обижаться на вас.

P.S. Пока я работала в офисе, каждый коллега отвлекал меня. Один каждый раз рассказывал, какие он посмотрел сериалы накануне вечером, и что в них произошло. Другой любил сесть и поведать о своем героическом прошлом, третья — посоветоваться, что готовить на ужин. Каждый клиент приходил со своей историей, которую обязательно надо было выслушать. Самыми навязчивыми, конечно, были, распространители бесполезных товаров, толпами ломящиеся в офис. С ними разделаться было проще всего. Клиентам отказать в рассказе трудно, ведь они для того сюда и пришли, чтобы из послушали.

Долгое время я стеснялась объяснить коллегам, что у меня работа стоит, и они со своими рассказами совсем некстати. Чем дольше затягивались эти разговоры, тем больше у меня накапливалось раздражение. В конечном итоге я стала говорить, что мне некогда. К моему удивлению, люди совершенно не обижались, и их рассказы перестали меня раздражать. Мы стали общаться в обеденный перерыв или обмениваться короткими шутливыми репликами.

Пусть работать в одиночестве скучнее, но продуктивность повышается в два-три раза, как показал опыт.