Как правильно провести совещание

Как много времени тратиться на совещания. А ещё больше времени уходит на совещания впустую. Вот несколько советов для проведения правильного совещания.

• Совещание начинается, когда приходят начальники. Большинство совещаний не начнется, пока не пришли начальники и люди знают это. Если начальники не опаздывают, то никто не будет опаздывать. А если наоборот, то никто никогда не придет вовремя. Если ваши совещания всегда начинаться с задержкой - вините, прежде всего, себя. Если на совещании должен присутствовать руководитель, узнайте, где он будет до вашего совещания, и проследите, чтобы он не опоздал.
• Кто-то должен следить за часами. На каждом совещании должен быть человек ответственный за время. Этот человек должен время от времени напоминать “прошло 20 минут”, “осталось 15 минут”, “осталось 5 минут, пора заканчивать”. Вы бы удивились, если бы узнали, сколько времени на совещаниях тратиться на обсуждение сторонних вещей. Установите 2 контрольные точки, которые помогут вам не отклониться от темы.

• Планируйте закончить на 5 минут раньше. Это кажется неразумным, но мы всегда планируем наши встречи минута в минуту. У нас даже нет свободного времени, чтобы прийти с одного совещания на другое. Заканчивайте совещание немного раньше, это нетрудно, если вы следите за временем.

Кроме того: всегда пишите план совещания, следите, чтобы никто не отвлекался, и никогда не опаздывайте сами. Удачи!