Как научиться избавляться от навязанной работы. Вариант четвертый: выполнить работу, затратив как можно меньше времени на нее

В том случае, если избавиться от навязанной работы невозможно ни по одному из предыдущих вариантов, и ее выполнение можно считать неизбежным, то можно сэкономить немало времени только за счет того, что потратить его разумно, затратив как можно меньше на эту работу.

Поскольку навязанная работа обычно относится к категории не важной и срочной, то выполнение ее в сжатые сроки (и даже в ущерб качеству) оправдано не только с нашей стороны (мы освобождаем время для более важных дел), но и со стороны человека, навязавшего нам работу (для него сроки могут иметь более высокий приоритет, чем качество). Кроме того, пусть это и не очень этично, то выполненная в ущерб качеству работа повышает вероятность того, что к нам больше не будут обращаться с аналогичными просьбами (в качестве оправдания можно сказать, что навязывать работу тоже неэтично).

Необходимо помнить, что первый закон Паркинсона: «Работа занимает все время, отпущенное на нее» – в данном случае работает против нас, поскольку если нас, к примеру, попросили выполнить большой объем работы «до завтра», то и займет он обычно время «до завтра», даже если можно было выполнить его быстрее. На нашу пользу в данном случае действует правило Парето (80/20): «20% потраченных усилий обеспечивают 80% результата» – т.е. сосредоточившись на наиболее важных аспектах работы, можно потратить минимум времени, достигнув значительного прогресса в выполнении работы.

Особо проблемным выполнение работы в сжатые сроки является для людей, страдающих от перфекционизма – они либо не готовы приступить к работе, поскольку не уверены в том, что смогут ее выполнить, либо не могут завершить начатое, поскольку недовольны результатом. Перфекционизм – проблема психологическая и тема для отдельного разговора, но уменьшить ее влияние можно за счет того, что заранее определить для себя условие, при котором работу можно считать выполненной, и быть готовым остановиться в тот момент, когда условие выполняется. Здесь очень важно всегда помнить и соблюдать принцип разумной достаточности.

Способы сократить время на выполнение навязанной работы:

• действовать в противовес первого закона Паркинсона, сосредоточившись на том, чтобы сделать работу как можно быстрее, а не за отведенное навязавшим ее человеком время (или, что еще хуже – потратить гораздо больше времени);
• выполнить работу быстро в ущерб качеству, что в дальнейшем может способствовать тому, что к нам не будут обращаться с аналогичными просьбами;
• выполнить только основную часть работы, оставив ее завершение за навязавшим ее человеком.

Рассмотрим примеры.

Первый способ. К примеру, к нам обратился друг с просьбой записать на завтра какую-нибудь свежую музыку на свой вкус. Сделать это можно по-разному, затратив несопоставимо разное количество времени: в худшем случае можно потратить весь день, скачивая новую музыку, прослушивая и перебирая альбомы, а в лучшем – не больше двух минут, просто выделив и отправив на копирование свежие альбомы из своей папки с музыкой. К тому же следует обратить внимание, что даже если и потратить несколько часов на поиск и подбор музыки, которая нам нравится, нет никаких гарантий, что она понравится нашему другу – т.е. скопировать «наугад» в данном случае совсем не означает исполнить просьбу некачественно.

Второй способ. Допустим, нас попросили подготовить второстепенный отчет, предусматривающий сбор и анализ значительного объема информации. Поскольку отчет, по сути, относится к бюрократическим инструментам, и не исключено, что он нужен «просто для галочки», то и особо усердствовать при его подготовке не стоит. В частности, если для сбора какой-нибудь информации требуется слишком много времени, то этим можно не заниматься, включив только основные, наиболее доступные данные. Таким образом, по правилу Парето, затратив небольшие усилия, можно получить максимум отдачи, далее, прикладывая все большие усилия, отдача будет уменьшаться (поиск дополнительных данных для отчета может требовать много времени, но, наоборот, на общую картину может повлиять незначительно).

Третий способ. Допустим, если нас просят сосканировать текст, что обычно предполагает распознавание и корректировку ошибок распознавания, то последний, притом самый затратный по времени этап, можно не выполнять, переложив его на плечи обратившегося с просьбой человека (либо заранее предупредив его об этом, либо проинформировав, возвращая выполненную работу).

На этом я завершаю цикл публикаций о навязанной работе, хотя сама тема, безусловно, весьма важна, говорить о ней можно долго, соответственно, возвращаться ней возвращаться еще будем неоднократно.