Совещания и рабочие встречи являются одним из основных способов организационных коммуникаций и могут занимать более 50% времени рабочей недели руководителей. И чем глобальнее задачи, поставленные перед компанией, тем актуальнее становится вопрос о повышении эффективности совещаний. Технология проведения совещаний обеспечивает минимизацию ошибок и проблем, включает в себя последовательное использование конкретных правил и процедур
Цель тренинга:
Дать участникам знания и отработать практические приемы эффективной подготовки, организации и проведения совещаний и рабочих встреч
Методы проведения:
Интерактивные мини-лекции, ролевые и ситуативные игры, дискуссии, работа в группах, парах, индивидуально
Программа:
Введение
- Совещание как один из инструментов управленческой деятельности
- Классификация видов совещаний
- Цели и виды совещаний
- Типы совещаний: отчетные, информационные, инструктивные, проблемные
Организация совещания
- Определение необходимости и цели совещания
- Постановка целей и задач, формирование повестки
- Выбор вида и формы проведения совещания
- Роль руководителя и участников совещаний
Практика: Составление детального плана работы на совещании
Подготовка к совещанию
- Разработка повестки дня
- Время для совещания, эффективная продолжительность
- Список участников. Распределение ролей
- Оповещение участников и согласование времени и повестки
- Организация помещения
- Подготовка материалов и техники. Наглядные визуальные материалы
Практика: Подготовка информации и презентации к совещанию
Правила проведения совещания
- Процедура «снятия погон»
- Правило очередности
- Правило времени
- Специальные выступления
- Правило присоединения
- Правило добавления
- Правило движения
- Правило последнего слова
Практика: Ролевые игры на отработку правил
Динамика совещания. Распределение ролей
- Ролевые позиции на совещании (поведенческие шаблоны). Ключевые роли
Методы обсуждения на совещании, мозговой штурм
- Удержание повестки дня
- Методы установления согласия и выработки решений
- Взаимодействие со сложными участниками и разрешение конфликтов
- Процедуры завершения совещания. Правила подготовки отчетов для участников
Практикум: Выработка правил взаимодействия на совещании (кодекс совещания)
Практикум: Методы решения сложных задач на совещании
Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании
- Календарное планирование реализации решений и отслеживание исполнения